Sertifikalı GDPR uyumluluğunu ve hassas müşteri verilerinin korunmasını sağlamak

Groenhuysen Vakfı, Hollanda’nın Roosendaal bölgesinde hizmet veren bir bakım sağlayıcısıdır. Yaşlı müşterilere; rahatlık ve konfordan yoğun bakıma kadar, hem evde bakım hizmetleri hem de kendi bünyelerindeki üstün bakım tesisleri aracılığıyla hizmet sunmaktadırlar. Yaklaşık 2.300 çalışan ve ek olarak 1.300 gönüllü, Groenhuysen’in 4.000 müşterisinin günlük ihtiyaçları ve refahı için çalışmaktadır.

Kuruluş, 1993 yılında Charitas (eski bir misafirhane) ve Oudenbosch çevresindeki çeşitli huzurevlerinin birleşmesiyle oluşturulmuştur. Groenhuysen, bölgedeki 45 lokasyonu tek çatı altında birleştiren yarı onaylı bir konum politikasına sahiptir. Hassas verilerin Avrupa Genel Veri Koruma Yönetmeliği’ne (GDPR) uygun olarak korunmasını sağlamak amacıyla çok fonksiyonlu yazıcılarının (MFP) güncellenmesi gerektiğinde, Groenhuysen uzun süreli iş ortağı Konica Minolta'nın desteğine başvurmuştur.

Avantajlar

• En yüksek düzeyde veri koruması

• Denetim için GDPR uyumluluğu sertifikasyonu
• GDPR uyumluluğu ve bilgi güvenliği konusunda Konica Minolta uzmanlarından sürekli destek ve danışmanlık

Hassas müşteri verilerinin güvenli şekilde işlenmesine duyulan ihtiyaç

Bir bakım hizmet sağlayıcısı olarak Groenhuysen, müşterilerinin kişisel ihtiyaçlarını vakfın faaliyetlerinin merkezine koyar ve sunduğu hizmetlerle onların kişisel güvenliğini ve refahını sağlar. Bu hizmetleri sunabilmek için tıbbi geçmiş, ilaç kullanımı ve finansal sigorta bilgileri gibi hassas verileri işlerler.

“Günlük çalışmalarımızda sürekli olarak müşterilerimizin gizli ve özel verileriyle çalışıyoruz. Dolayısıyla, bu hassas verilerin mümkün olan en iyi şekilde ve GDPR düzenlemesine uygun olarak korunmasını sağlamak, çok fonksiyonlu yazıcılarımız için yeni bir güvenlik çözümü arayışımızda en önemli önceliğimizdi” diye açıklıyor Groenhuysen’de BT Ekip Lideri olan Jeffrey Otte.

Bu çözümün yalnızca vakfın genel merkezinde değil, tüm uzak tesislerde de uygulanması gerekiyordu. Neredeyse tüm çalışanların bu cihazlarla çalışmak zorunda olması nedeniyle, uygulamanın net bir plan çerçevesinde, mümkün olduğunca az kesintiyle gerçekleştirilmesi kritik önem taşıyordu.

Veri koruması konusunda deneyimli ve güçlü konuma sahip bir iş ortağı

“Konica Minolta, 2014’ten bu yana baskı altyapımızı sağlayan tedarikçimizdi ve çalışma ilişkimizi oldukça tatmin edici buluyorduk. Bu nedenle, sistemlerimizi yükseltme zamanı geldiğinde derhal Konica Minolta ile iletişime geçtik,” diyor Otte.

Konica Minolta yalnızca bu süreçte analiz için gereken bilgileri hızla sağlamakla kalmadı, aynı zamanda tüm gereksinimlerin en iyi şekilde karşılanmasını sağlamak üzere olasılıklar ve çözümler konusunda proaktif danışmanlık da sundu. Tüm Groenhuysen lokasyonları zaten şirketin bizhub cihazlarıyla donatılmış olduğundan, bizhub SECURE bu amaç için ideal çözüm olarak hızlıca belirlendi.

Konica Minolta’nın tüm çok fonksiyonlu cihazları için sunulan bizhub SECURE, benzersiz cihaz bazlı yönetici şifreleri, cihazın sabit diskini ve işlenen tüm bilgileri şifreleyen güvenlik özellikleri ile yalnızca yetkili kullanıcıların erişebildiği follow-me baskı ayarları içeren bir güvenlik paketi sunar. Roosendaal bölgesine dağılmış çok sayıda lokasyona rağmen, 85 cihazdan oluşan tüm yazıcı filosu iki haftalık belirlenen süre içinde güncellendi.

Bu süreçte, yükseltme sırasında hiçbir veri veya ayarın kaybolmaması son derece önemliydi. Bu nedenle, tüm sistemlerin yedeği alındı. Ancak bundan sonra ürün yazılımı (firmware) güncellendi ve bizhub SECURE yazılımı yüklendi. Bu işlemlerin ardından, örneğin follow-me baskı ve tarama gibi önceki ayarlar sisteme geri yüklendi. Bu süreç Konica Minolta’dan üç mühendis tarafından yönetildi. Müşterinin hangi cihazların ne zaman güncellendiğine dair tam şeffaflığa sahip olmasını sağlamak için sıkı bir zaman çizelgesi belirlendi ve takip edildi. “Bu süreçte Konica Minolta mühendislerinin profesyonelliği ve verimliliğinden son derece etkilendik,” diye açıklıyor Otte. “Bu geçiş nedeniyle kesintilerle karşılaşmayı bekliyorduk ve tüm çalışanlara olası aksaklıklara hazırlanmaları için bir e-posta göndermiştik. Ancak memnuniyetle belirtmeliyiz ki neredeyse hiç kesinti ve şikâyet yaşanmadı.”

bizhub SECURE ile sertifikalı GDPR uyumluluğu ve veri güvenliği

Hassas müşteri bilgilerinin korunmasının sağlanmasının ötesinde, vakıf aynı zamanda denetimlerde baskı cihazlarının GDPR uyumluluğunu kanıtlayan bir sertifika da aldı. Bu, Groenhuysen’in Konica Minolta’nın bizhub SECURE çözümü ile bu bilgilerin uyumlu ve güvenli yönetimi için gerekli tüm önlemleri aldığını ispat etmesini mümkün kılıyor. “Genel olarak, bu konudaki tüm destekleri için Konica Minolta’dan tamamen memnun kaldığımızı söyleyebiliriz. Konica Minolta ile çalışmaya devam etmeyi dört gözle bekliyoruz ve baskının ötesine geçen gelecekteki projelerle ilgili görüşmelerimiz şimdiden başladı,” diyerek sözlerini tamamlıyor vakfın BT Ekip Lideri.

Zorluk

• Çok sayıda lokasyonda MFP’ler ile işlenen hassas müşteri bilgileri için en yüksek düzeyde veri koruması ihtiyacı

• GDPR ile uyumlu kişisel bilgi yönetimi gerekliliği
• Mevcut tüm veri ve ayarların korunmasının sağlanması
• Tesislerde iş akışlarını minimum düzeyde kesintiye uğratacak şeffaf bir uygulama süreci
• Yeni sistemin mevcut tüm cihazlarda çalışması gerekliliği

Çözüm

Mevcut Konica Minolta bizhub cihazlarına bizhub SECURE çözümünün kurulumu ile:

• Cihaza özel yönetici şifre koruması
• İşlenen tüm bilgileri korumak için sabit disk şifreleme
• Bireysel kullanıcı şifreleri ve follow-me baskı sistemi