İş araçlarıyla birlikte çalışabilen sorunsuz bir EDM çözümü

İş araçlarıyla birlikte çalışabilen sorunsuz bir EDM çözümü

Groupe Victor Hugo, hızla büyüyen iş hacminin getirdiği zorluklara uyum sağlamak amacıyla Elektronik Doküman Yönetimi (EDM) çözümünü geliştirmekte Konica Minolta'yı tercih etti. Öncelikle çok daha geniş veri hacimlerinin işlenmesi gerekiyordu, ardından kanıtlayıcı değerli elektronik arşivleme standartlarına uyum sağlanmalıydı ve son olarak iş araçlarıyla iletişim kurulabilmeliydi.

Konica Minolta, bir ECM denetimi gerçekleştirdikten sonra, hâlihazırda Konica Minolta baskı sistemleriyle donatılmış olan şirkete, Microsoft Dynamics ve Office 365 ile birlikte çalışabilen Microsoft SharePoint yönünde öneride bulundu. Groupe Victor Hugo, Konica Minolta ile olan iş ilişkilerinden oldukça memnundu ve taahhüt ile destek ekiplerinin kalitesinden etkilenerek, bir rakip tarafından sunulan alternatif yerine Konica Minolta’nın teklifini tercih etti.

EDM’yi iş geliştirme hedeflerinin hizmetine sunmak

Aslen Fransa’nın doğusunda tamamlayıcı sağlık ve sigorta alanında faaliyet gösteren bölgesel bir operatör olan Groupe Victor Hugo, güçlü bir büyüme ivmesi yakalamış durumda. Grup bugün 10 satış acentesine sahiptir ve Fransa topraklarının büyük bir bölümünü kapsar. 85 kişilik şirkette altyapı ve ağlardan sorumlu Mühendislik ve Lojistik Yöneticisi Benjamin Vincent şöyle diyor:

“Konica Minolta bizim %100 ortağımız, 18 çok fonksiyonlu yazıcı ve 10 yazıcıya sahibiz. Ekipmanın performansından ve iş ilişkimizin kalitesinden çok memnunuz. Hizmet de aynı seviyede; son derece hızlı destek ve sarf malzemelerinin otomatik yönetimi ile.”

Hem yasal hem de idari nedenlerle Groupe Victor Hugo'nun işlenmesi ve saklanması gereken çok sayıda belgeleri bulunmakta ve bunlar katı düzenlemelere tabidir. Şirket, yedi yıl önce ilk genişleme aşamasında dijital arşivlemeye geçme kararı aldı.

“Çok fonksiyonlu sistemler, Elektronik Doküman Yönetimi’ne atılan ilk adımdır. Baskı ve reprografi altyapımızın büyük bir yeniden yapılandırması niteliğindeki bu dönüşümde bize destek olması için Konica Minolta’ya başvurduk. Open Bee™’yi tercih ettik. Çözüm, başlangıç beklentilerimizi Katkılar, Hakedişler ve Muhasebe hizmetleri açısından mükemmel bir şekilde karşıladı,” diyor Vincent.

Ancak Groupe Victor Hugo kısa sürede EDM sisteminde 300.000’e yakın belge ve 500 GB’tan fazla veri depolamaya ulaştı. Belge arama ve yakalama işlemleri yavaşlamaya başladı; bu nedenle bir yükseltme gerekiyordu. İş araçları ile birlikte çalışabilirlik ve kanıtlayıcı değerli elektronik arşivleme standartlarına uyum sağlamak da rekabet gücünü devam ettirebilmek için zorunluydu.

“Open Bee™ başarısının kurbanı oldu. Artan kullanıcı sayısı, artan veri miktarı… Bu ilk çözüm, EDM sistemleri hakkında bize çok şey öğretti ancak artık bir üst seviyeye geçmemiz gerekiyordu,” diye vurguluyor Vincent.

Ön denetim ve ekip desteği bu büyük dönüşümü mümkün kıldı

Groupe Victor Hugo, şirketin öngörülen gelişimine ve yönetilen bilgi miktarındaki üstel artışa daha uygun bir çözüm belirlemek ve uygulamak için yeni bir ihale başlattı. Konica Minolta, şartnamede belirtilen üç temel gereksinime yanıt verecek en uygun çözümü geliştirmek için harekete geçti: geniş veri hacimleri, birlikte çalışabilirlik ve uyumluluk.

İlk aşamada, şirketin işbirliğine dayalı çalışma yöntemlerine genel anlamda bağlı tüm uygulama ve ihtiyaçların derinlemesine denetlenmesi gerçekleştirildi. Bu “OPS & ECM Consult” denetimi, teknik dokümantasyonun çok ötesine geçen bir paylaşım isteğini açıkça ortaya koydu.

Vincent şöyle açıklıyor:

“Şirketimiz sadece büyümekle kalmadı, coğrafi olarak da yayıldı. Artık işimizin büyük kısmı Fransa’nın doğusu dışında gerçekleşiyor. Birlikte ilerleyebilmek ve esneklik ile hızlı tepki verme konusundaki rekabet avantajımızı koruyabilmek için daha fazla bilgi alışverişi yapmaya ihtiyacımız var.”

Konica Minolta, Microsoft SharePoint temelinde oluşturduğu teklifiyle ihaleyi kazandı. Platform, Groupe Victor Hugo’nun yöneldiği iş çözümleriyle (özellikle Microsoft Dynamics CRM ve Office 365 paketi) uyumlu olup, işleme gücü ve kanıtlayıcı değerli arşivleme standartları açısından da gereksinimleri karşılıyor.

“O bizi ayrıca çözümün intranet tipi kullanımları destekleme, gelişmiş içerik ve forum yönetimi özellikleri, formlar oluşturma yetenekleriyle de cezbetti,” diye ekliyor Vincent.

En uygun çözümün belirlenmesi, Konica Minolta’nın kapsamlı destek yaklaşımını gerektirdi

Bu yaklaşım, hedefe yönelik bir denetimle başladı; ardından Microsoft SharePoint’in entegrasyonu, Konica Minolta baskı sistemleriyle mükemmel şekilde bütünleşen akıllı veri yakalama aracı eCopy® ShareScan® bağlayıcısının kurulumu, veri geçişi desteği ve kullanıcı eğitimlerinin sağlanmasıyla devam etti.