Daha yüksek kalite ve daha hızlı işlem döngüleri
Araştırma ile sanayi arasındaki teknoloji transferi, araştırma ve geliştirme hizmet sağlayıcısı GWT-TUD GmbH’nin temel faaliyet alanıdır. Şirket, 30 ülkede yaklaşık 500 bilim insanı ve 1.600 endüstri müşterisinden oluşan bir ağda yürütülen projeleri yönetmektedir. Tüm maliyet merkezlerinde muhasebe süreçlerini kolaylaştırmak amacıyla, Konica Minolta ilk adım olarak 50’den fazla çalışma alanında bir Kurumsal İçerik Yönetim (ECM) sistemini entegre etti.

Günde 200’e kadar fatura

GWT, araştırmacılar ile sanayi ortakları arasındaki koordinasyonu sağladığından, çok sayıda proje ve hesap yönetimi gerekmektedir. Bu da oldukça yüksek sayıda gelen fatura anlamına geliyor.

GWT Mali Kontrolörü Steffen Groß bu durumu şöyle açıklıyor:

“Dresden, Berlin ve Chemnitz’teki üç ofisimizde her gün 100 ila 200 arasında fatura alıyoruz. Bunların doğru projelere ve hesaplara atanması ve verimli şekilde işlenmesi gerekiyor.”

Yeni çözüm uygulanmadan önce süreçte ciddi bir verimsizlik söz konusuydu. Hesap atamaları ERP yazılımı üzerinden yapılsa da, faturaların ön işlemleri hâlâ kağıt ortamında yürütülüyordu. Yönetim, özellikle faturaların dijital alınması ve gönderilmesi süreçlerini modernleştirmek için, Groß’un deyimiyle “belge işleme konusunda en güncel, modern bir sistem” arayışına girdi.

Projenin bir diğer hedefi, dış maliyet merkezi yöneticilerinin de web portalı üzerinden belge tabanlı proje süreçlerine dahil edilmesiydi.

ERP arayüzü kritik rol oynadı

Yeni belge yönetim sisteminin, mevcut ERP yazılımı Microsoft Dynamics NAV ile uyumlu bir arayüze sahip olması zorunluydu. Ayrıca GWT, hem uygun maliyet-fayda oranı sağlamak hem de güvenilir bir proje ortağı bulmak istiyordu.

Groß süreci şöyle anlatıyor:

“Süreci başlatmak için, ilgili IT yöneticisi ve muhasebe departmanıyla birlikte bir gereksinim dokümanı hazırladık. Bu dokümanda dosya ve depolama yapısı, dosya türleri ve Microsoft Dynamics NAV arayüzünün kurulumu tanımlanmıştı. Konica Minolta uzmanlarıyla birlikte, fatura işleme sürecini ciddi şekilde iyileştiren bir iş akışı geliştirdik.”

Yeni süreçte çalışanlar, faturaları barkodla işaretliyor ve çok fonksiyonlu sistemlerde dijital olarak tarayarak kaydediyor. Chemnitz ve Berlin ofislerinde bu işlem için tarama istasyonları kuruldu. Groß durumu şöyle açıklıyor:

“Kaydedilen faturalar anında sistemde merkez muhasebe departmanına ulaşıyor ve fiziksel olarak orada bulunmalarına gerek kalmadan işlenebiliyor. Bu, hemen ilk aşamada önemli bir zaman tasarrufu sağladı.”

Ön seçim seçenekleriyle daha kolay işlem

Fatura işleme sırasında çalışanlara proje listeleri gösteriliyor; kullanıcı yalnızca uygun projeyi seçiyor. Bu ekran, önceden tanımlanmış seçim kriterleri sayesinde olası hata kaynaklarını önemli ölçüde azaltıyor.

Giden faturalarla ilgili süreçler de belirgin şekilde hızlandı; artık faturalar ERP yazılımı üzerinden yazdırılıyor ve doğrudan belge yönetim sisteminde arşivleniyor.

Daha iyi ve daha hızlı fatura işleme

Yaklaşık dokuz ay süren ve üç aylık karar sürecini içeren proje sonrasında, Groß dijital fatura işleme sayesinde elde edilen pek çok avantajı şöyle özetliyor:

“Genel olarak fatura işleme kalitesi arttı; bilgi kayıpları azaldı ve hesaplar, maliyet nesneleri gibi seçenekler artık açıkça görüntülenebiliyor. Kontrolörler ve denetçiler, analizleri kolaylıkla gerçekleştirebiliyor. Net ve dijital depolama sayesinde hangi faturaların işlemde olduğunu ve birçok ek bilgiyi anında görebiliyoruz.”

Ayrıca tam metin arama özelliği sayesinde faturaların kolayca bulunabildiğini ve arama seçeneklerinin oldukça gelişmiş olduğunu belirtiyor.

Groß’a göre dijital fatura işleme iş akışı, “daha yüksek kalite ve daha hızlı işlem döngüleri” sağlamış durumda.

GWT, çözümün Konica Minolta ile iş birliği içinde gelecekte genişletilmesini planlıyor. İlk adım olarak, dış maliyet merkezi yöneticilerinin yalnızca muhasebe kayıtlarını değil, bu kayıtlara ilişkin belgeleri de görüntüleyebilmesi hedefleniyor.

Zorluk

Gelen ve giden faturaların daha verimli şekilde işlenmesi için yeni bir sistem tasarlamak

Çözüm

ERP bağlantısına sahip ölçeklenebilir bir Kurumsal İçerik Yönetim (ECM) sistemi

Avantajlar

Analiz işlevleriyle birlikte hızlı ve şeffaf fatura işleme, önemli zaman tasarrufu

Standartlaştırılmış, yalnızca okunabilir bir dijital arşivde güvenli depolama

Gelişmiş arama özellikleri ve denetim kolaylığı