Bulut tabanlı bir ERP sistemi ile günlük temel işlerde yetkinliği ve verimliliği artırma

Bulut tabanlı bir ERP sistemi ile günlük temel işlerde yetkinliği ve verimliliği artırma

1985 yılında, dilbilimci ve eğitimci Helen Doron, bebeklerin ana dillerini edinme şeklini taklit eden bir yöntem geliştirerek çocuklara İngilizce öğretiminde devrim yarattı. Helen Doron English Austria, İngilizceyi yabancı dil olarak 2 yaş altından 18 yaşına kadar olan çocuklara eğlenceli bir şekilde öğretmektedir. Dersler Avusturya genelinde 11 öğrenim merkezi ve stüdyosunda gerçekleştirildiği gibi, serbest çalışan öğretmenler tarafından da verilmektedir. Uluslararası arenada Helen Doron English, 30'dan fazla ülkede şubeleri bulunan bir ağa sahiptir ve bugüne kadar yaklaşık 2 milyon kişinin İngilizce öğrenmesine yardımcı olmuştur. Helen Doron English Austria, başarılı Helen Doron yöntemini kullanarak İngilizce öğrenen tüm öğrencilerin aylık faturalandırma işlemlerini gerçekleştirir. Konica Minolta tarafından sağlanan Microsoft Dynamics 365 Business Central bulut çözümü sayesinde ekip, bu görevi hem yetkin hem de verimli bir şekilde yerine getirebilmektedir.

Müşteri ihtiyaçları için mükemmel çözüm

Helen Doron English Austria Genel Müdürü Martin Laschkolnig, şirketin idari işlerinden sorumludur. Kendisi ve ekibi, Microsoft Azure teknolojisine dayanan Konica Minolta tarafından sağlanan Microsoft Dynamics 365 Business Central bulut çözümünü kullanmaktadır. “Yıllardır Navision ERP çözümünü kullanıyoruz ancak bunu, ya da onun yerine geçecek programları kullanmaya devam etmemizi sağlayacak bir bulut çözümü bulmamız gerekiyordu,” diyor Laschkolnig. Bu karar, eskiyen şirket içi sunucu ortamının maliyetli bir şekilde tamamen yenilenmesini ve karmaşık bir yazılım güncellemesine yatırım yapılmasını da gereksiz kılacaktı. Ayrıca eğitim maliyetlerini ve eğitim sürelerini azaltmayı sağlayacaktı.

CAMT format uyumluluğu kritik bir faktör

İnternette araştırma yaparken Laschkolnig, Microsoft bulut çözümü ile ilgili detaylı bilgi veren ve ücretsiz deneme sürümü sunan Konica Minolta web sitesi (https://dynamics.konicaminolta.de) ile karşılaştı. Aynı zamanda bir rakip firmanın sunduğu başka bir çözüm daha gördü. Çözüm seçerken önemli kriterlerden biri, sistemin Avrupa ödeme alanı SEPA tarafından tanımlanan CAMT formatını desteklemesiydi. Bu, Navision’ın eski sürümünde mümkün değildi; bu nedenle muhasebe, artık tam entegre bir çözüm içinde yönetilemiyordu. “Ancak banka arayüzü bizim için kritik,” diyor Laschkolnig. “Çünkü bu olmadan tüm ödeme işlemleri, havaleler ve gelen ödemeler dâhil olmak üzere takip edilemez hale gelir.” Bu da çok sayıda fatura alıcısı ve aylık tekrar eden faturalar nedeniyle gelen ödemelerin manuel kontrol edilmesi gerektiği anlamına gelir ki bu son derece zaman alıcıdır.

Karar vermeden önce Laschkolnig, tam sürümün tüm işlevlerini içeren 30 günlük deneme sürümünü yoğun bir şekilde kullandı: “Bu sayede çözümün tüm temel gereksinimlerimizi karşılayıp karşılamadığını ve sorunsuz bir geçiş sağlayıp sağlayamayacağını gerçek verilerle test edebildim.” Deneme sürümüne kayıt olduktan sonra, Konica Minolta uzmanından bire bir telefon desteği de sağlandı.

İyi, yapıcı bir ortaklık

Laschkolnig, eski çözümlerden yeni sisteme ana verileri aktarırken sunulan yardımdan yararlandı. Ancak kullanıcı arayüzünün tanıdık olması ve bulut çözümünün sezgisel kullanım kolaylığı sayesinde yöneltilen sorular çoğunlukla önemsiz detaylarla ilgiliydi; örneğin belirli alanların nasıl adlandırılması gerektiği gibi. Laschkolnig şunları aktarıyor: “Yerinde görüşmeye veya yüz yüze iletişime gerek olmaksızın, Konica Minolta ile hiçbir gereksinimi ya da soruyu açıkta bırakmayan iyi ve yapıcı bir çalışma ortaklığı geliştirdik.”

Genel Müdür, başlıca faydaları şöyle özetliyor:

“Microsoft Dynamics 365 Business Central, verimsiz işleri ortadan kaldırdı ve günlük temel iş süreçlerimizi destekliyor.” Bu, şirketin kendi donanımını sağlama zorunluluğu olmadan, öngörülebilir aylık ödeme planlarıyla ve sistemin güvenli ve verimli çalışmasından bir çalışanının sorumlu olmasına gerek kalmadan gerçekleşiyor.

Veriler, en yeni standartlara uygun, modern, arıza güvenli ve saldırıya dayanıklı bir bulut altyapısında saklanıyor. Şirket içi (on-premises) çözümlerin aksine, günlük yedekleme, BT altyapı bakımı ve diğer özelleştirmelere dair iş yükleri ortadan kalkmış durumda.