Bulut tabanlı bir ERP sistemi ile günlük iş süreçlerini bir üst seviyeye taşımak

Bulut tabanlı bir ERP sistemi ile günlük iş süreçlerini bir üst seviyeye taşımak

İsviçreli takım üreticisi HEULE, Almanya’da tamamen kendisine ait bir yan kuruluş kurduğunda, bilgi teknolojisi süreçlerini geleceğe odaklı bir şekilde yeniden yapılandırma fırsatı buldu. Bulut tabanlı Microsoft Dynamics 365 Business Central ve Konica Minolta sayesinde şirket, ana işine odaklanmasına yardımcı olacak iki güvenilir ortağa sahiptir.

HEULE Germany, yüksek hassasiyetli çok işlevli delme ve özel takım üretiminde uzmanlaşmış İsviçreli üretici HEULE’nin bir yan kuruluşudur ve Allgäu bölgesindeki Wangen’de tabiri caizse sıfırdan kurulmuştur. İş süreçlerinin henüz erken aşamalarında, özellikle iş siparişlerinin yönetiminde, güvenilir ve genişletilebilir bulut tabanlı bir ERP sistemi gerekliydi. Sistemin kurulmasından sorumlu HEULE Germany Satış Direktörü Christos Mistridis, seçim sürecindeki çerçeveyi şöyle açıklıyor:

“Organik büyümemizi destekleyecek modern ve esnek bir çözüm arıyorduk. İsviçre’deki ana şirketimizin ERP sistemi epey eski ve artık sınırlarına ulaştı; yakın gelecekte değiştirilecek. Aynı sistemi kullanmak bizim için bir seçenek değildi.”

Bu nedenle Alman yan kuruluş, seçtiği sistemin ileride ana şirket ve diğer iştiraklerde de kullanılabileceğini göz önünde bulundurdu. ERP sistemi için bir diğer gereklilik ise bir Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM) sistemi ve bir İş Zekâsı (BI) aracı ile bağlantı kurulabilmesiydi. Bu da şirketin orta vadeli hedefleri arasında yer alıyordu. Seçim sürecine yardımcı olmak için, küçük ve orta ölçekli işletmelerde ERP deneyimi olan iki çalışanla birlikte değerlendirildi ve Microsoft Dynamics NAV ile alternatif bir çözüm önerildi.

Etkileyici bir başlangıç için ayrıntılı teklif

Mistridis, Microsoft Dynamics NAV’ın bulut versiyonunu ararken çevrimiçi araştırmaları sırasında Konica Minolta ve Microsoft Dynamics 365 Business Central ile karşılaştı. Proje yöneticisi olarak, ilk temas sırasında iki şey onu etkilemişti:

“Kişisel düzeyde—ki çoğu zaman belirleyici olur—Konica Minolta’daki satış uzmanı benimle iletişime geçer geçmez bunun doğru tercih olduğunu hissettim. Ayrıca teklif de hoşuma gitti: son derece detaylıydı, istediğim gibi bir proje planı ve zaman çizelgesi içeriyordu.”

Mistridis ve iki meslektaşı, yazılımın 30 günlük ücretsiz deneme sürümünü kullanarak örnek verilerle HEULE’nin standart satış sürecini—iş siparişleri, İsviçre’den tedarik, stok seviyeleri, satış seviyeleri gibi—test ettiler. Çevrim içi toplantıyla kalan birkaç soru da açıklığa kavuştuktan sonra HEULE Germany, Konica Minolta’nın teklifini kabul etti.

Bu güvenli sistem tamamen bulutta depolanır ve yönetilir. Çok müşterili bir çözüm olduğundan, özel gereksinimlere göre uyarlanabilir. Bu esneklik sayesinde indirim alanları yalnızca gerektiğinde görüntülenir ve HEULE ürün numaraları standart alanlardan daha uzun olduğundan alanlar genişletildi.

Hızlı ve profesyonel proje uygulaması

Çalışma başlamadan önce, ana şirketten yaklaşık 70.000 ürün ve temel veri kaydı Microsoft Dynamics 365 Business Central’a entegre edilmeliydi.

“Bu verilerin yeni sisteme sorunsuz aktarılması benim için son derece önemliydi—Rapid Start dışa aktarma aracı sayesinde süreç kusursuz ilerledi,” diyor Mistridis.

Proje yöneticisi ve çalışma arkadaşları, programın kullanımına dair temel bilgileri edinmek için Learn4NAV video eğitim platformunu kullandılar. Bunun yanında Konica Minolta, HEULE Germany çalışanlarına yerinde bir atölye eğitimi düzenledi. Mistridis’e göre bu eğitim ve sonrasında yapılan çalışmalar, Konica Minolta’nın profesyonelliğini bir kez daha kanıtladı:

“Projenin her aşamasında profesyonellerle çalıştığımı hissettim. Konuştuğumuz her şeyin uygulanacağını biliyordum. Örneğin, 15 sayfalık detaylı bir atölye raporu, bir sonraki adımları ve sorumlulukları çok net tanımlıyordu.”

Artık HEULE Germany, bulut tabanlı çözümün günlük operasyonlarda sunduğu pek çok avantajdan yararlanıyor. Mistridis ve ekibi, sistemin yalınlığından, birinci sınıf arama fonksiyonundan ve sunduğu mükemmel genel görünümden etkilendi. Ek bir yarar olarak saha çalışanları, bulundukları yerden bağımsız olarak sisteme giriş yapabiliyor ve ihtiyaç duydukları bilgilere anında erişebiliyor. Mistridis, Konica Minolta’nın doğru tercih olduğuna inanıyor ve bu iş birliğinin hem Almanya’da hem de başka ülkelerde büyümeye devam etmesini umuyor.