Almanya’nın Dijital Öncüsü Konica Minolta İle Bulut Tabanlı Dönüşüm

bridgingIT: Almanya’nın dijital öncüsü Konica Minolta ile bulut tabanlı dönüşüm

bridgingIT, Almanya genelinde on farklı lokasyonda yaklaşık 700 çalışanı bulunan bir dijitalleşme danışmanlık şirketidir. Kurum, müşterilerini değişim ve dijital dönüşüm projelerinde desteklemektedir. Şirket, Almanya’nın “en dijital işletmesi” unvanıyla onurlandırıldı. Peki, bridgingIT bu dijital öncülüğe nasıl ulaştı?

Bu başarıda Konica Minolta’nın bulut çözümü Workplace Pure’un önemli bir payı var. Bu çözüm sayesinde bridgingIT, son kalan kâğıt tabanlı süreçlerini de dijitalleştirerek tamamen bulut tabanlı bir yapıya geçti. Altyapılarını modernleştirip güncel hale getirerek hem iş yükünü hem de maliyetleri azaltabildiler.

Almanya’nın dijital dönüşümde en başarılı şirketi hangisi?

Bu sorunun yanıtını bulmak isteyen Süddeutsche Zeitung gazetesinin düşünce kuruluşu SZ Institut, araştırma şirketi Statista ile birlikte Almanya’da faaliyet gösteren 3.000’den fazla şirketi inceledi.

Sonuçta ortaya çıkan “Top Digitale Unternehmen 2023/24” (En Dijital Şirketler 2023/24) listesinde, otomotivden çevrimiçi perakendeye, IT danışmanlığından B2B hizmetlerine kadar 26 farklı sektörde faaliyet gösteren büyük küresel markaların önünde, daha az bilinen bir dijitalleşme danışmanlığı firması zirvede yer aldı: bridgingIT.

Yazıcı sunucu yapısından buluta geçiş

bridgingIT Almanya BT Müdürü Thomas Arens, “Söylediğini yap, yaptığını örnek göster (Practice What You Preach)” anlayışına inandığını belirtiyor:

“Biz müşterilerimizi değişim ve dijitalleşme projelerinde destekliyoruz. Dolayısıyla kendimizin de dijital olarak optimize edilmiş olması gerekiyor.”

Amaç, son kalan kâğıt tabanlı süreçleri de modernleştirmek ve sadeleştirmekti.

“Baskı hizmetlerini yönetmek için kullandığımız yazıcı sunucu yapısından kurtulmak istedik. Bu yapı her yerden sunucu bağlantısı gerektiriyor, bu da zaman alıcı ve maliyetliydi. Ayrıca tamamen bulut tabanlı bir yapıya geçişimizin önünde engel oluşturuyordu.”

Artık yazıcı filosu bulut uyumlu

İlk adım olarak, Almanya genelinde on lokasyonda kullanılan tüm yazıcı filosu modern Konica Minolta çok işlevli cihazlarla (MFP) yenilendi.

Bu standartlaşma sayesinde cihazların kullanımı kolaylaştı ve işletme maliyetleri azaldı. Ancak asıl yenilik, bu cihazların “cloud-ready” (bulut uyumlu) olmasıydı. Böylece, Konica Minolta’nın Workplace Pure platformuna – yani bulut tabanlı hizmet altyapısına – bağlanabildiler.

Süreçler artık daha hızlı ve verimli

“Bu bulut çözümü sayesinde belge süreçlerimizi daha fazla dijitalleştirebildik ve çok daha verimli hale getirdik,” diyor Arens.

Workplace Pure; Cloud Print, FollowMe Print, Secure Guest Print gibi kapsamlı fonksiyonlar sunuyor.

Örneğin, gelen evrakların işlenmesinde önemli zaman tasarrufu sağlanıyor. Entegre Scan-to-SharePoint çözümü sayesinde çalışanlar, gelen faturaları doğrudan muhasebe departmanına veya ilgili birimlere tarayıp iletebiliyor.

Birçok çalışan uzaktan veya mobil çalıştığı için artık belgelerini evden ya da seyahat sırasında hazırlayıp, daha sonra herhangi bir ofis lokasyonunda yazdırabiliyor.

Her ne kadar süreçlerin çoğu dijitalleşmiş olsa da, insan kaynakları veya banka belgeleri gibi bazı işlemlerde hâlâ ıslak imza (“mavi kalem”) gerekiyor – Workplace Pure bu esnekliği de sağlıyor.

“Top Digital Company 2023/24” ödülünün ardındaki faktör

Bu ödül, 33.000’den fazla çalışanın katıldığı bir anketle belirlendi. Katılımcılar, şirketlerinin iç altyapısı, yeniliğe açıklığı ve dijital dönüşüm düzeyi hakkında bilgi verdi.

Yüksek bir sonuç ancak yüksek çalışan memnuniyetiyle mümkün olabiliyor.

Workplace Pure, iş süreçlerini sadeleştirip hızlandırarak çalışan memnuniyetine doğrudan katkı sağladı.

Yüksek veri koruma standartları

bridgingIT, bankalar gibi sıkı regülasyonlara tabi sektörlerle çalışıyor.

“Bu nedenle veri koruma ve güvenlik konularında çok yüksek gereksinimlerimiz var,” diyor Arens.

“Örneğin altyapının Almanya’da bulunması ve sertifikalı olması şart.”

Workplace Pure, tüm bu gereksinimleri karşılıyor. Ayrıca enerji ve çevre yönetimi alanındaki sertifikasyonları da IT yöneticisi açısından olumlu:

“Konica Minolta ile çevreye duyarlı bir iş ortağına sahip olduğumuzdan emin olabiliyoruz.”

Teknik ve ticari açıdan güçlü bir çözüm

“Biz kendimiz bir IT hizmet sağlayıcısı olduğumuz için, Konica Minolta gibi iş ortaklarımızdan çok yüksek standartlar bekliyoruz,” diyor Arens.

“Konica Minolta’nın Workplace Pure çözümü, dijitalleşme düzeyimizi bu kadar ileriye taşımamıza katkı sağladı. Bu sayede kâğıt tabanlı süreçlerimizi tamamen dijitalleştirebildik.”

Zorluk

• Karmaşık ve maliyetli yerel yazıcı sunucusu yapısının yenilenmesi ve tamamen bulut tabanlı bir altyapıya geçiş hedefinin gerçekleştirilmesi
• Kalan az sayıdaki kağıt tabanlı sürecin modernleştirilmesi ve sadeleştirilmesi

Çözüm

• Tüm yazıcı filosunun Konica Minolta’nın modern çok işlevli yazıcıları (MFP) ile yenilenmesi
• Workplace Pure çözümünün uygulanması ve Cloud Print, FollowMe Print, Secure Guest Print ve Scan-to-SharePoint gibi işlevlerin entegre edilmesi

Avantajlar

• Kullanım kolaylığı ve işletme maliyetlerinde azalma
• Kalan kağıt tabanlı süreçlerin daha fazla dijitalleştirilmesi ve verimli hale getirilmesi
• Gelen postaların işlenmesinde önemli ölçüde zaman tasarrufu
• Her yerden mobil baskı imkanı
• Yüksek veri koruma ve güvenlik seviyesi
• Enerji ve çevre yönetimi sertifikalarına uygunluk