Optimize Edilmiş Baskı Hizmetleri (OPS)

Macaristan Ulusal Polisi, yaklaşık olarak ülke genelinde kamu güvenliğinden sorumlu, Macaristan Cumhuriyeti’nin en büyük kurumlarından biridir. 1991 yılında kurulan Macaristan polisi; kamu düzenini ve güvenliğini koruma, ayrıca devlet sınırlarını koruma ve denetleme görevlerini yürütmektedir. Kurumun iç departmanı olan ORFK DA GEI, Bács-Kiskun, Békés ve Csongrád bölgelerinde finansal, ekonomik ve lojistik operasyonlarla ilgili görevlerden sorumludur.

OPS, üç uygulama aşamasından oluşur. Birincisi OPS Consult (OPS Danışmanlık) aşamasıdır. Bu aşamada Konica Minolta, müşterinin mevcut ortamını analiz eder ve en uygun çözüm önerisini sunar. Ardından OPS Implement (OPS Uygulama) ve OPS Manage (OPS Yönetim) aşamaları gelir.

Müşterinin mevcut durumu / zorluk

Konica Minolta ile temasa geçmeden önce, ORFK DA GEI’nin baskı yönetimi altyapısı yaklaşık 900 farklı üreticiden cihaz ve 3.250’den fazla PC iş istasyonundan oluşuyordu. Fotokopi, yazıcı ve faks makinelerinin ayrı ayrı çalışması, maliyetleri yönetilemez hale getirmişti. Kurum, aylık toplam baskı hacmini bilmiyor ve uygun bir baskı yönetim çözümü olmadığından altyapısını istediği gibi kontrol edemiyordu.

Başarı özeti

Konica Minolta, daha az donanımla yeni bir çıktı altyapısı kurdu: 170 çok işlevli yazıcı (MFP) ve 30 yazıcı. Bu yapı, yerel BT ekibi tarafından çok daha kolay kontrol edilebilir hale geldi ve işletme maliyetleri önemli ölçüde azaldı.

Kurulan SafeQ sistemi sayesinde ORFK DA GEI artık gizli belgeleri daha güvenli bir şekilde yazdırabiliyor ve sistemin güçlü raporlama fonksiyonlarından faydalanabiliyor. Konica Minolta ayrıca bir faks sunucusu sağlayarak bağımsız faks makinelerine olan ihtiyacı ortadan kaldırdı ve ilgili iş akışlarını sadeleştirdi. Tüm A3 MFP’ler CS Remote Care sistemiyle donatıldı; böylece kurum içi personel diğer işlere daha fazla zaman ayırabiliyor ve cihazların çalışma süresi (uptime) oranı iyileştirildi.

OPS Danışmanlık

İlk adımda Konica Minolta, ORFK DA GEI’nin mevcut durumu ve özel zorluklarını daha iyi anlamak için bir OPS danışma toplantısı düzenledi. Çalışanlarla görüşmeler yaparak mevcut cihaz parkının nasıl kullanıldığını ve nasıl yeniden yapılandırılabileceğini belirledi. Ayrıca, hem ORFK DA GEI’nin sağladığı verileri hem de Konica Minolta’nın veri tabanındaki bilgileri inceledi.

Analiz sonuçları, optimizasyon potansiyelini ortaya koydu ve Konica Minolta bu doğrultuda optimize edilmiş bir cihaz filosu, uygun çözümler ve maliyet karşılaştırmaları içeren öneriler sundu.

OPS Uygulama

Yeni cihaz filosunun kurulumu bir aydan kısa sürede tamamlandı. Sıkı bir uygulama planına bağlı kalınarak proje, kapsanan üç bölge için üç aşamada gerçekleştirildi. Bu sırada çalışanların iş akışlarının etkilenmemesi sağlandı.

OPS Yönetimi

OPS Manage, müşterinin çıktı ortamındaki verimliliği artırmak için çeşitli göstergeler ve metrikler kullanır. ORFK DA GEI için en kritik başarı faktörlerinden biri çalışma süresi (uptime) oranıydı.

CS Remote Care sistemi sayesinde A3 MFP’lerden sürekli geri bildirim alınabilmektedir. Buna ek olarak eCon çözümü, tüm cihaz filosunun izlenmesini sağlar ve olası bir arıza durumunda hızlı müdahaleye imkân tanır. eCon, aşırı kullanılan veya az kullanılan cihazları tespit eder ve gerektiğinde yeni cihazların devreye alınması veya kullanılmayanların geri çekilmesiyle filonun esnekliğini korur.

Konica Minolta, altyapının sürekli iyileştirilmesi için yılda iki kez OPS danışma toplantısı gerçekleştirmeye devam edecektir.

Müşteri yorumu

“Yazıcı filomuzun azaltılması ve modernize edilmesi önemli maliyet tasarrufları sağladı. Artık tüm çıktı altyapımızın güvenli ve kesintisiz çalışmasını garanti eden modern cihazlar, entegre çözümler ve hizmetlerle çalışıyoruz.”

— Peter Toth, ORFK DA GEI Bilgi Teknolojileri Müdürü

“Konica Minolta’nın desteği sayesinde, BT ekibim artık ofis cihazlarının bakımıyla daha az zaman harcıyor. Yeni makinelerle çalışan meslektaşlarım ise günlük işlerini kolaylaştıran yeni işlevlerden yararlanıyor.”