Kâğıttan kurtuluş – Doküman Yönetimi yaklaşımının optimize edilmesi

Kâğıttan kurtuluş – Doküman Yönetimi yaklaşımının optimize edilmesi

Bulgaristan merkezli ITR Services EOOD, GEOTECHMIN Grubunun bir parçası olup, grup bünyesinde lider konumda bulunan madencilik ve inşaat sektörlerindeki 25 kuruluşa BT kurulumu, yapılandırması ve bakım hizmetleri sağlamaktadır. Grup şirketleri; maden arama, çıkarma ve minerallerin birincil işlenmesi alanında geniş deneyim ve uzmanlığa sahiptir. GEOTECHMIN Grubu, Ellatsite madeninde açık ocak madenciliği ile bakır-pirit altın cevherlerinin zenginleştirilmesi faaliyetlerinde başarılı işler yürütmektedir. Şirketler ayrıca gayrimenkul yönetimi ve yatırım projeleri, ticaret, enerji ve çevre, tarım ve hizmetler alanlarında da faaliyet göstermektedir.

ITR Services EOOD’un sunduğu kritik hizmetlerden biri, grup bünyesindeki şirketler için baskı optimizasyonudur. Bu; yazılım ve donanım entegrasyonunu, teknik desteği ve danışmanlığı kapsar. “GEOTECHMIN, Bulgaristan ekonomisindeki önde gelen iş gruplarından biridir ve ülkenin dinamik ve sürdürülebilir kalkınmasına önemli katkı sağlamaktadır; ITR Services EOOD’un sunduğu destek de bu büyüme için kritik öneme sahiptir,” diye vurguluyor ITR Services EOOD CEO’su Svetoslav Marinov. “İş süreçleri optimizasyonu, yenilikçi kaynak yönetimi sistemlerinin tasarımı, BT profesyonelleri için donanım ve yazılım bakımı ve üstün müşteri hizmetleri sağlıyoruz.”

Grup içindeki şirketlerin çoğu hâlâ kâğıt bazlı çalıştığı için, ITR Services EOOD müşterilerinin doküman yönetimi süreçlerini düzene sokmak ve sonunda onları kâğıda olan bağımlılıklarından kurtarmak amacıyla bir doküman yönetimi çözümü sundu. Ancak çözüm modern bir içerik yönetim sisteminden bekledikleri kadar sezgisel değildi. Belgelerin kaydedilmesi ve indekslenmesinde katı kuralların olmaması, çalışanların hâlâ bazı belgelerin özelliklerini manuel olarak eşitlemesine neden oluyordu. Bu nedenle Konica Minolta’dan M-Files kullanmaya karar verdiler. Bu çözüm ile ITR Services EOOD daha önce mümkün olmayan bir süreç optimizasyon seviyesine ulaştı.

Fiziksel bilgi yönetiminin zorluğu

Belgeler, modern işletmelerin can damarıdır ve bilgiyi takip etmek giderek daha da karmaşık hale gelmektedir. Yeni teknolojiler ve veri işleme yöntemleri ortaya çıktıkça, çoğu şirket belgeleri etkili bir şekilde işleme, düzenleme ve yönetme konusunda baskı altında kalmaktadır.

Kâğıtsız ofis kavramı onlarca yıldır tartışılmaktadır — israfı azaltmak, güvenliği artırmak, zaman tasarrufu sağlamak ve maliyetleri düşürmek bilinen faydalar arasındadır; ancak bunu hem küçük hem de büyük işletmelerde gerçeğe dönüştürmek hâlâ büyük bir meydan okumadır. Forrester’a göre her 24 saatte bir milyar fotokopi çekilmektedir ve Gartner, ortalama büyüklükteki bir şirketteki kâğıt miktarının yılda %25 arttığını tahmin etmektedir. Ancak Covid-19’un etkisiyle birlikte belge yönetimi — özellikle kâğıda olan bağımlılık — yeni çalışma dünyasını desteklemek için değişmek zorunda kalmıştır.

“Bir işletme olarak başarımızın anahtar nitelikteki özelliklerinden birinin, bugün olduğumuzdan yarın daha iyi olma çabamız olduğuna inanıyoruz. Müşterilerimize BT altyapıları konusunda güven ve güvence sağlamakla kalmıyor, aynı zamanda onları faydalandıracak iyileştirme yolları arıyoruz. Bunun bir örneği, belge yönetim süreçlerine dijital yetenekler kazandırmalarına yardımcı olmamızdır,” diyor Svetoslav Marinov.

Doküman yönetimi süreçlerini optimize etmek yalnızca yeni bir yazılım satın almaktan daha fazla çaba gerektirir. Bir kuruluşun operasyonlarına eleştirel bir gözle bakmayı ve işleri yapmak için gereken kaynakları en aza indirmeyi gerektirir. Bunu yapan işletmeler, daha kritik görevlere odaklanmalarını sağlayan büyük verimlilik kazançları elde edebilir.

Yıllar boyunca birçok sektör teknolojiye uyum sağlarken, inşaat ve madencilik sektörleri oldukça geleneksel kaldı ve kâğıda büyük ölçüde bağımlı olmaya devam etti. Herhangi bir şantiye sahasına girdiğinizde, kâğıt tabanlı mimari çizimleri, tasarım spesifikasyonlarını veya iş sağlığı ve güvenliği el kitaplarını görebilirsiniz. Günlük olarak faks, rapor, yazılı talepler gibi her türlü fiziksel belgeyle temas ediliyor. Bunların sadece işlem görmesi değil, aynı zamanda izlenmesi ve kaydedilmesi de gerekiyor.

“Ne yazık ki fiziksel bilgiyi yönetmenin zorlukları vardır. Belgeler kolayca kaybolabilir, iş akışları takip edilmesi zor hale gelir ve belge onayları uzun ve zahmetli olabilir,” diyor Svetoslav Marinov. ITR Services EOOD, GEOTECHMIN Grubu genelinde bu sorunu adreslemek için belge yönetim sürecini optimize edecek ve sonunda şirketleri kâğıda olan bağımlılıklarından kurtaracak bir çözüm sunmaya yöneldi. Bu sistem, bazı belge yönetimi sıkıntılarını hafifletti; ancak daha fazlasının yapılabileceği düşünülüyordu. Tam bu noktada Konica Minolta İş Çözümleri Bulgaristan, ITR Services EOOD’u M-Files ile tanıştırdı.

Analog bir soruna dijital çözüm

İnşaat projeleri büyük, karmaşık ve parçalı yapılardır. Çok sayıda kâğıt ve dijital belge işlenir ve bunlar genellikle birbiriyle entegre olmayan çoklu arşivlerde saklanır. M-Files, dosyanın nerede saklandığından veya hangi kullanıcı arayüzünün kullanıldığından bağımsız olarak bilgilerin depolanmasını, bulunmasını, geri alınmasını ve yönetilmesini sağlar.

“Konica Minolta’nın inşaat alanındaki güçlü geçmişi bizimle hemen örtüştü,” diye vurguluyor Marinov. İnşaat ve madencilik şirketleri, karmaşık projelerin yönetimi, belgelerin saha dışından erişimi, uyumluluk ve kalite denetimleri gibi kendine özgü bilgi yönetimi zorluklarına sahiptir. Belgelerin çoğunun hâlâ kâğıt tabanlı olması, takibi ve yönetimi daha da zorlaştırır.

ITR Services EOOD daha önce bu sorunları çözmeyi amaçlayan bir belge yönetim çözümüne yatırım yapmıştı, ancak bu çözüm modern içerik yönetimi sistemlerinden beklenen sezgiselliğe sahip değildi. Örneğin, belgelerin kaydedilmesi ve indekslenmesinde katı kuralların olmaması, çalışanların bazı belgelerin özelliklerini manuel olarak eşitlemesine neden oluyordu. Bu durum yine insanların temel aktivitelerden uzaklaşmasına yol açıyordu. “Süreç optimizasyonu, belge yönetimi çözümüne yatırım yapmamızdaki temel itici güçtü — mevcut çözüm bunu bize sunmuyordu,” diyor Marinov.

M-Files ile iş optimizasyonunu geliştirmek

M-Files, bir kuruluşun idari ve yönetsel süreçleriyle entegre olur. Görevlerin tanımlanması ve izlenmesi, ilgili görev belgelerinin konumlandırıldığı yerde en kolay şekilde yapılır. İş akışları sayesinde kuruluşların rutinleri geniş ölçekte otomatikleştirilebilir ve görevler doğru zamanda doğru kişiye atanabilir. Kullanıcılar, görevle ilgili konularda e-posta bildirimleri alırken yöneticiler iş ilerlemelerini izleyebilir ve tamamlanan görevleri onaylayabilir.

İş akışları birçok süreçte kullanılabilir. İnşaatta bu, malzeme satın alma veya düzenlemelere uyumla ilgili olabilir. M-Files’ta kullanıcı, bir nesneyi bir durumdan diğerine kimin aktarabileceğini ve sonraki iş akışı görevinin sorumlusunun kim olacağını tanımlayabilir.

İş akışları etrafında süreçlerin inşa edilmesinin yanı sıra, ITR Services EOOD’u etkileyen bir diğer unsur M-Files platformunun kullanım kolaylığı oldu. “Önceki belge yönetim çözümü birçok süreci dijitalleştirmemize olanak tanımış olsa da, hâlâ önemli bir kendi kendine yönetim gerektiriyordu. M-Files’ın kullanım kolaylığı ve dinamik iş akışı yetenekleri sayesinde belge yönetim süreçlerimizin çoğunu otomatikleştirebildik, bu da müşterilerimiz için büyük zaman tasarrufu sağladı. Bu çözüm, çoğunun sıkışıp kaldığı kâğıt döngüsünü kırmaya yardımcı oldu,” diye vurguluyor Marinov.

Uygulama sürecini desteklemek için ITR Services EOOD, mevcut tedarikçi Konica Minolta ile yakın çalıştı. Marinov şöyle açıklıyor: “Konica Minolta projeye bütüncül bir rol oynadı. En başından ne başarmak istediğimizi ve neden M-Files’ın bunu desteklemede en iyi konumda olduğunu anladılar. Bilgi ve uzmanlıkları doğru çözümü bulmamızda kritik öneme sahipti.”

Yalnızca bir belge yönetimi çözümünden fazlası

ITR Services EOOD içinde M-Files’ın başarısı, yalnızca doküman yönetiminden daha fazlasını ifade ediyor. “M-Files kullanmak, mevcut birçok müşterimizde var olan iş süreçlerini optimize etmemize yardımcı oldu ve yeni müşterilerde belge yönetimi süreçlerini uygulayıp dijitalleştirmemizi sağladı. Bu faydalar yalnızca müşterilerimizde değil, kendi personelimizde de görülüyor — süreç optimizasyonu her işletme için kritiktir. Çalışanlar, daha akıllı ve verimli çalışmayı sağlayan tüm araçlardan yararlanmak ister ve M-Files bunu kesinlikle sağlıyor. Kısa sürede müşterilerimizin kâğıdın prangalarından kurtulmasına, bilgilerin nasıl yönetildiği ve depolandığı konusunda etkili süreçler kurulmasına yardımcı olmada büyük ilerleme kaydettik ve bunun yalnızca başlangıç olduğuna inanıyoruz. M-Files ile uzun ve ilerlemeci bir çalışma ilişkisi öngörüyoruz.”