Faturalar artık tek tıklamayla bulunabiliyor
Kieback&Peter GmbH & Co. KG – Konica Minolta ile dijital fatura işleme süreci

Berlin’de merkezi bulunan Kieback&Peter GmbH & Co. KG, bina otomasyonu alanında dünya çapında faaliyet gösteriyor ve bugüne kadar Eiffel Kulesi ile Berlin Reichstag Binası gibi ikonik yapıları da donattı. Günümüzde şirketin tüm gelen ve giden fatura yönetimi, merkezi olarak Kurumsal İçerik Yönetimi (ECM) sistemi üzerinden yürütülüyor.

Nakit iskonto kayıplarını önlemek

Kieback&Peter, çözümün temelini oluşturmak üzere, 2015’ten beri yürürlükte olan Almanya’nın dijital arşivleme prensipleri (GoBD) ile uyumlu bir ECM sistemi kurmaya karar verdi.

Proje Yöneticisi Dirk Seidel, projenin hedefini şöyle açıklıyor:

“Faturalama sürecini otomatikleştirmek istiyorduk. Bu nedenle ECM sisteminin en önemli gereksinimlerinden biri, etkin bir belge iş akışı kontrolü sunmasıydı.”

ECM sisteminin ayrıca mevcut üretim planlama ve kontrol yazılımı dahil tüm altyapıya bağlanabilmesi, güçlü arama işlevleri sunması ve gelecekteki projelere uyum sağlayacak esnekliğe sahip olması gerekiyordu.

ECM tabanlı çözüm öncesinde çalışanlar, onayladıkları faturaları Berlin’deki merkez muhasebe departmanına fiziksel olarak gönderiyordu. Şirketin genel merkezi, iki fabrikası ve 31 şubesi bulunuyor.

Seidel süreci şöyle özetliyor:

“Faturaların uzun süre beklemeden işlenmesini sağlamak ve bu sayede iskonto kayıplarını önlemek için otomatik fatura yakalama sistemini devreye almak istedik.”

Proje kapsamında ayrıca imza yetkisi kurallarına uygun şekilde fatura işleme sürelerinin kısaltılması ve kağıt arşivin tamamen ortadan kaldırılması hedeflendi.

Kağıt ve e-posta faturalarının dijital yakalanması

Konica Minolta, projenin planlama ve uygulama aşamalarında Kieback&Peter’e tam destek sağladı. İlk hedef, gelen faturaların dijitalleştirilmesi ve otomatik olarak işlenmesiydi.

Kağıt ortamında gelen faturaları dijitalleştirmek için, şirket merkez posta ofisinde bir tarama istasyonu kurdu.

Kurulan sistem, fatura numarası ve toplam tutar gibi önemli verileri otomatik olarak algılıyor, çıkarıyor ve muhasebe sistemindeki ana verilerle ilişkilendiriyor. Aynı işlem e-posta ile alınan faturalar için de geçerli.

Doğru veri eşlemesi için, bağlı muhasebe yazılımından gelen eksiksiz ana veri büyük önem taşıyor.

Seidel bu aşamadaki zorluğu şöyle anlatıyor:

“İlk zorluk, ana verileri istenen düzeye getirmek ve çalışanlara bu çalışmanın önemini göstermekti. Çünkü çözüm, hem tarama hem de veri hazırlama açısından ek iş gerektiriyordu.”

Ancak dijital faturaların sağladığı avantajlar kısa sürede açıkça görülünce, bu endişeler ortadan kalktı. Eskiden çalışanlar arşivde kayıtlı bir faturayı bulmak için fiziksel olarak dosya aramak zorundayken, bugün yalnızca fatura numarasını PC’ye girerek ilgili faturayı ekranda anında görüntüleyebiliyorlar.

Ayrıca, iş akışı sayesinde faturaların onay ve ödeme süreçleri otomatik olarak ilerliyor. Faturalar yetkili personele ve yöneticilere elektronik ortamda iletiliyor, onaylar tek tıklamayla yapılıyor.

Tüm hedefler başarıyla karşılandı

Bu sayede proje, tüm hedeflerini gerçekleştirdi:

• Kağıt arşivin ortadan kaldırılması
• Fatura işleme sürelerinin hızlandırılması
• İskonto kayıplarının önlenmesi
• İşlenmeden kalan faturaların ortadan kaldırılması

Ayrıca sistem, artmış şeffaflık ve değerlendirme imkânları da sağladı. Artık hangi faturaların işlemde olduğu, kimden geldiği ve toplam tutarlarının ne olduğu kolayca analiz edilebiliyor.

ECM sistemi yeni projelerin önünü açıyor

Başlangıçta yalnızca gelen faturaları otomatikleştirmeyi hedefleyen şirket, elde ettiği başarı ve somut faydalar sayesinde Konica Minolta ile birlikte giden fatura iş akışını da devreye aldı.

Eskiden çalışanlar faturaları yazdırır, zarfa koyar, pullar ve posta servisine teslim ederdi. Şimdi ise tüm bu işlemler ECM sistemi üzerinden posta hizmet sağlayıcısına dijital olarak aktarılıyor.

Seidel bu dönüşümü şöyle açıklıyor:

“Artık tüm işlemleri manuel yapmak zorunda değiliz. Aynı iş yükünü bir kişi daha azla yönetebiliyoruz. Üstelik bu çalışan işten çıkarılmadı, Satın Alma departmanında daha nitelikli bir pozisyona geçti.”

Bugün artık net bir şekilde görülüyor ki, ECM sistemine yapılan yatırım ve başlangıçta harcanan ek emek fazlasıyla karşılığını verdi. Sistem, yalnızca faturalama süreçlerinin temeli olmakla kalmadı, aynı zamanda yeni dijital projelerin de yolunu açtı.

Şu anda planlanan ve kısmen uygulanmakta olan projeler arasında:

• Elektronik satın alma sipariş dosyası
• Teknik dokümantasyonun dijital ortamda görselleştirilmesi