Çalışanlar için maliyet açısından verimli bir iletişim ve bilgi merkezi

Leppäkoski bilgi yönetimine yatırım yapıyor

Finlandiya’da faaliyet gösteren Leppäkoski Group Oy, bireylere, işletmelere ve konutlara uzun ömürlü enerji çözümleri sunuyor. Şirket; elektrik, bölgesel ısıtma, doğal gaz ve farklı ihtiyaçlara yönelik enerji çözümleri sağlıyor. 70 çalışanıyla birlikte, müşterilerine daha fazla enerji ve memnuniyet sunmak için çalışıyorlar.

Leppäkoski, iç operasyonlarını geliştirerek çalışanların ve müşterilerin verimliliği ile çalışma refahı üzerinde olumlu etki yaratmak istiyordu. Son yıllarda şirket, modern çözümlere büyük yatırımlar yaptı. Aynı zamanda, iş süreçlerini destekleyecek çoklu üretici modelini oluşturarak tedarikçi portföyünü yeniledi. Şirket için tedarikçilerin, ihtiyaçlarına uygun çözümler sunması ve projeleri başarıyla tamamlaması büyük önem taşıyor.

“Biz Best Practice yöntemine inanıyoruz. Uzmanları dinleyip doğru hissettiren kararlar almak istiyoruz. İşleri olabildiğince basit tutarak hızlı kararlar almayı hedefliyoruz. Bu sayede çağın gerisinde kalmıyor, gerektiğinde yenilikleri etkin biçimde kullanabiliyoruz. Bu çalışma modeli, hem bizi bir müşteri olarak hem de Konica Minolta’yı bir çözüm ortağı olarak tanımlıyor; dolayısıyla iş birliğimiz son derece uyumlu ilerliyor,”

— Juha Koponen, Leppäkoski Bilgi Teknolojileri Müdürü

Amaç: Daha kolay, güvenli bilgi yönetimi ve etkili iletişim

Leppäkoski, bilgi yönetimi ve iletişimle ilgili birçok zorluğu aynı anda çözmek istiyordu. Dijitalleşmenin hızına ayak uydurmak ve şirketi lokal sistemlerden bulut tabanlı yapıya taşımak öncelikleri arasındaydı.

Bilgi yönetimi projesinin hedefleri:

• Zaman, yer veya cihazdan bağımsız olarak bilgiye hızlı ve kolay erişim
• Dahili ve harici gruplar arasında bilgilerin güvenli ve kolay paylaşımı
• Erişim yönetimiyle bilgi güvenliğini artırmak
• İletişimi sadeleştirmek ve desteklemek
• Belgelerde sürüm yönetimi sağlamak
• Birden fazla çalışanın aynı belge üzerinde eş zamanlı çalışabilmesini sağlamak

Modern SharePoint Online: İletişim ve bilgi yönetimi için çözüm

Leppäkoski, farklı tedarikçilerle olası çözüm yollarını değerlendirdi. Konica Minolta, mevcut Microsoft 365 lisanslarının daha verimli kullanılabileceğini hatırlatarak, bu lisansların sunduğu fırsatlar doğrultusunda SharePoint Online’ın kurum içi iletişim ve belge yönetimi için daha etkin kullanılmasını önerdi.

Şirket, projenin kapsamını makul seviyede tutarak kolay devreye alma ve kısa sürede fayda sağlama hedefiyle ilerledi. Ayrıca sektörel regülasyonlara uyum da projenin önemli bir gerekliliğiydi.

Leppäkoski ve Konica Minolta, ofis baskı çözümleri alanındaki uzun süreli iş birliklerini bu yeni dijital dönüşüm alanına taşıdı. Düzenli geliştirme toplantılarında ortaya çıkan bilgi yönetimi fikirleri, çeşitli ekiplerle yapılan atölye çalışmaları sonucunda net gereksinimlere ve çerçevelere dönüştürüldü.

Kişiselleştirilmiş intranet ve net bilgi yönetim yapısı

Proje, üç departman için başlatılan POC (Proof of Concept) modeli üzerinden hayata geçirildi. Konica Minolta, Leppäkoski’nin marka yönergelerine ve görsel kimliğine uygun olarak tüm şirket için modern bir SharePoint Online intraneti oluşturdu. Ayrıca, ilk üç departmanın özel ihtiyaçlarına göre ayrı iletişim sayfaları tasarlandı.

Bu yapıyla birlikte belgeler ve bilgiler için net bir yönetim yapısı oluşturuldu. Artık departman içi ve departmanlar arası bilgi paylaşımı kolaylaştı. Muhasebeciler gibi harici taraflarla veri paylaşımı da güvenli biçimde yapılabiliyor. E-posta üzerinden dosya paylaşımı azalırken, kullanıcılar doğrudan bilgi bağlantılarını paylaşıyor. Herkes aynı belge üzerinde eş zamanlı çalışabiliyor; böylece sürüm yönetimi daha akıllı hale geldi ve belgelerin farklı versiyonlarının karışması önlendi.

Başarılı geçen POC aşamasının ardından proje diğer departmanlara da genişletildi. Bugün itibarıyla ondan fazla departman kendi iletişim sayfalarına sahip ve bu yapı hem iş birliğini hem de veri yönetimini daha verimli hale getirdi.

Leppäkoski çalışanları projenin sonuçlarından memnun

Çalışanlar, projenin tamamlanmasını heyecanla beklerken bilgiye kolay erişimin önemini vurguluyorlar. Kullanıcı eğitimi süreci proje boyunca devam etti. Çalışanlardan bazıları tasarım ve uygulama sürecine doğrudan katıldı. Aynı zamanda Konica Minolta, yeni çözümün kullanımına dair eğitimler verdi.

Leppäkoski, sistemin başarılı şekilde benimsenmesi için çeşitli eğitimler ve rehber materyaller sağladı. Çalışanlar, artık şirket genelinde haberleri, el kitaplarını ve en iyi uygulamaları tek bir kanaldan takip edebiliyor. Takımlar da kendi haberlerini paylaşarak etkileşimi artırıyor.

Bu çözüm, Leppäkoski ekibi için modern, güvenli ve konumdan bağımsız bir çalışma biçimi sundu. Akıllı yapı ve modern arayüz, kullanıcılar tarafından büyük beğeni kazandı. Ayrıca, mevcut Microsoft lisanslarının bulut ortamında kullanılmasıyla çözüm maliyet açısından da verimli hale geldi. Bu yapı, gelecekte ek özelliklerin ve otomasyonların kolaylıkla entegre edilmesine olanak tanıyor.

“Birden fazla sistemin yarattığı karmaşadan kurtulduk. Çalışanlarımız artık ihtiyaç duydukları bilgilere kolayca erişebiliyor. İletişim artık tamamen intranet üzerinden ilerliyor; herkes gerekli haberlere ve bilgilere tek yerden ulaşabiliyor. Dağınık iletişim kanallarından modern, görsel bir intranet yapısına geçiş çok olumlu karşılandı. Herkesin kullanmaktan memnun olduğu, basit ama etkili bir kanal – mesajlarımızı iletmenin en iyi yolu,”

— Juha Koponen

Modern intranet ve bilgi yönetiminin Leppäkoski’ye sağladığı faydalar

• Şirketin kurumsal kimliğine uygun, modern ve kullanıcı dostu intranet
• Haberler, duyurular ve el kitapları için verimli kurum içi iletişim kanalı
• Belgeleri güvenli şekilde saklama, paylaşma ve yönetme imkânı
• Zaman, yer ve cihazdan bağımsız modern çalışma biçimi
• Maliyet açısından verimli bulut çözümü
• Microsoft’un akıllı özellikleriyle süreç otomasyonu
• Esnek ve ölçeklenebilir gelecek yapısı

“Mobil cihazların kullanımı için VPN bağlantısına gerek kalmadan, iki faktörlü kimlik doğrulamayla güvenli erişim sağlanabiliyor. Bilgilere çok daha hızlı ve etkin erişmek mümkün hale geldi. Bu konuda Konica Minolta ile iş birliğimiz son derece başarılı oldu; çalışanlarımız bu yeni çalışma modelini memnuniyetle benimsedi,”

— Juha Koponen, Bilgi Teknolojileri Müdürü