Ana Sayfa
/
Dijital Ofis
/
Başarı Hikayeleri
/
MBN-PROLED: Giden ürün sürecini dijital iş akışıyla kolaylaştırmak

  • Giden ürün sürecini dijital iş akışıyla kolaylaştırmak

    Simplyfying the outgoing goods process by means of a digital workflowHeroSlider
Konica Minolta

MBN-PROLED – Konica Minolta ile verimlilik ve müşteri memnuniyeti artışı



LED aydınlatma uzmanı MBN-PROLED, Konica Minolta tarafından geliştirilen belge tabanlı dijital iş akışı sayesinde, haftada en az 5–6 saatlik iş gücü tasarrufu elde ediyor. Yaklaşık 30 çalışanı bulunan şirket, yalnızca zaman ve maliyet açısından değil, belgelerin dijital olarak arşivlenmesi sayesinde müşteri memnuniyetinde de önemli bir artış sağladı.Dijitalleşmeden önce: zaman kaybettiren belge aramalarıMBN-PROLED her gün yurt içi ve yurt dışındaki müşterilerine yaklaşık 100 sevkiyat gerçekleştiriyor.
Birkaç ay öncesine kadar, sevkiyatla ilgili tüm belgeler – teslimat formları, loglar, paketleme listeleri ve parti/seri numarası notları – haftada 2 ila 3 klasör dolusu fiziksel belge oluşturuyordu.Şirketin Genel Müdürü Bernd Menrad, süreci şöyle özetliyor:
“Bir müşteri veya çalışan teslimatla ilgili bir soru sorduğunda, doğru bilgiyi bulmak büyük zaman alıyordu. Şimdi ise tek bir tıklamayla aradığımız her belgeye anında ulaşabiliyoruz.”
Otomatik dijital iş akışıyla dönüşümBu verimlilik artışı, Konica Minolta’nın donanım ve yazılım bileşenlerinden oluşan otomatikleştirilmiş dijital iş akışı çözümü sayesinde mümkün oldu:
  • Konica Minolta bizhub C558 çok fonksiyonlu yazıcı (MFP): baskı, kopyalama ve tarama işlemleri için
  • Nuance AutoStore: belgelerin yakalanması ve yönetilmesi için
  • dokoni FIND: belgelerde arama yapılabilmesi için
Şu anda tüm giden ürün belgeleri her gün tek seferde taranıyor, dijital arşive kaydediliyor ve çalışanlar bu belgelere ofislerinden anında erişebiliyor.Uzman danışmanlık fark yarattıKonica Minolta, uzun yıllardır MBN-PROLED’in güvenilir IT donanım tedarikçisi konumundaydı.
Menrad, bu projede Konica Minolta’yı tercih etmelerini şu sözlerle açıklıyor:
“Karar vermek bizim için kolaydı; süreç en başından itibaren son derece profesyoneldi. Konica Minolta uzmanları ne yaptıklarını tam olarak biliyorlardı. IT projelerinde sıkça rastlanan belirsiz ifadelerden hiçbiri olmadı.”
Projenin hedefi, kısa sürede uygulanabilir, otomatik ve hatasız bir çözüm geliştirmekti.
Çalışanlar yalnızca tek bir tıklamayla dijitalleştirme sürecini başlatabilmeliydi.Mükemmel tanıma oranı: %100’e yakın başarıKonica Minolta tarafından uzaktan bağlantı üzerinden yürütülen test süreci, MBN-PROLED’in tipik paketleme belgeleriyle başarıyla tamamlandı.
Bu aşamadan sonra özel gereksinimlere göre özelleştirilmiş bir sistem planı geliştirildi.Örneğin, çok sayfalı paketleme listelerinin başlangıcının otomatik tanımlanması gerekiyordu.
Bu sorun, her yeni listeye ERP sistemi üzerinden barkod eklenmesi ile çözüldü.Kurulum tamamlandıktan sonra, çalışanlar iki haftalık bir deneme süreci yürüttü.
Bu süreçte, adres gibi alanlardaki kısa/uzun metin girişleri için form alanları optimize edildi.
Sonuç olarak, sistem neredeyse %100 doğruluk oranına ulaştı.Menrad, başta bu kadar kusursuz bir sonuca ulaşmanın mümkün olabileceğine inanmadığını, ancak sonuçtan fazlasıyla memnun olduğunu belirtiyor.Zaman, maliyet ve alan tasarrufu
“Tüm çalışanlarımızın haftalık toplamında 5–6 saatlik iş gücü kazancı sağlıyoruz. Fiziksel arşiv için harcadığımız alan ve maliyetleri hesaba katmadan bile, yatırımın geri dönüşünü bir yıldan kısa sürede elde edeceğiz,”

diyor Menrad.

Zorluk

  • Giden ürün belgelerinin dijitalleştirilmesi

Çözüm

  • Donanım ve yazılım bileşenlerinden oluşan özel olarak tasarlanmış dijital iş akışı

Avantajlar

  • Zaman ve maliyet tasarrufu
  • Artan müşteri memnuniyeti
  • Belgelerin tek tıklamayla erişilebilir olması ve verimliliğin artması
Bernd Menrad

Genel Müdür, MBN-PROLED

“Beklediğimizden çok daha fazla olumlu geri bildirim aldık – müşterilerimiz kısa yanıt sürelerimizden ve bilgilere kolay ve hızlı şekilde ulaşabilmelerinden son derece memnun.”