MELINDA STEEL SRL

Uygun Maliyetli ve Güvenli Bir Bulut E-posta Çözümü

Konica Minolta, Office 365 ve YSoft SafeQ ile optimize edilmiş baskı hizmetleri için tek bir iletişim noktası sağlayarak, BT dönüşümündeki stres ve maliyetleri ortadan kaldırdı.

Romanya merkezli çelik ürünleri uzmanı Melinda Steel SRL, 20 yıl önceki kuruluşundan bu yana ülkenin inşaat pazarında lider konuma yükseldi. Şirketin temel odağı, çelik ürünlerinin ticareti ve rulo sac kesim hizmetleridir. Portföyünde hem yerli hem de uluslararası tedarikçilerden temin edilen geniş ve çeşitli metal ürün yelpazesi bulunur.

Mevcut e-posta sisteminin kapasite ve işlev sınırlamalarını aşan Melinda Steel için Konica Minolta, bulut tabanlı Office 365 e-posta sunucu çözümünü kurdu ve aynı zamanda tüm baskı hizmeti ihtiyaçları için tek bir temas noktası sundu.

Bağımlılık Olmadan Bir İleri Adım

Melinda Steel, Microsoft Exchange 2003 ve Microsoft Server 2003 tabanlı eski bir e-posta çözümü kullanıyordu. Şirket uzun süredir bu sistemin kapasitesini aşmıştı ve yazılımın güncellemelerinin ve desteğinin sona ermiş olması, potansiyel güvenlik açıklarına yol açıyordu.

Sürecin başlangıcında, yalnızca e-posta sistemini güncellemenin basit bir yolu olmadığı fark edildi. Exchange Online’a geçiş yapabilmek için, öncelikle çalışma istasyonlarında kullanılan Microsoft Office sürümlerinin güncellenmesi gerekiyordu. Ancak bundan önce tüm Windows işletim sistemlerinin de güncellenmesi şarttı.

Bu nedenle, eski sistemleri yükseltmek yüksek maliyetli ve iş operasyonlarını ciddi şekilde etkileyebilecek bir proje olacaktı. Bu durumu yönetmek için dış destek alınması uygun görüldü.

Melinda Steel, kapsamlı dönüşüm ölçeğinde destek sağlayabilecek güvenilir bir ortak arayışına girdi. Şirket, daha önce Konica Minolta’nın Optimize Edilmiş Baskı Hizmetleri (OPS) müşterisiydi ve bu süreçte ekibin profesyonelliğinden ve uzmanlığından etkilendi.

Mevcut OPS sözleşmesinin yenilenme sürecinde, Melinda Steel Konica Minolta’yı daha geniş kapsamlı BT altyapısı sorunlarını değerlendirmeye davet etti. Konica Minolta ekibi, bütüncül çözüm analizi yaklaşımıyla Melinda Steel ekibinin güvenini kazandı.

Sonuç olarak, üzerinde anlaşılan teklif; yönetilen baskı ve Office 365 hizmetleri ile bilgi yönetimi çözümlerini bir araya getiren tam kapsamlı bir portföy içeriyordu.

Office 365 sayesinde bulut tabanlı esneklik

Esnek, bulut tabanlı yapısı sayesinde Office 365, Melinda Steel için mükemmel bir ilerleme yolu sundu. Bu çözüm, grubun bir şirketinde daha önce 17 kullanıcıyla sınırlı olarak uygulanmış ve yeteneklerini zaten kanıtlamıştı.

Konica Minolta, kullanıcı gereksinimlerini karşılayacak şekilde yaklaşık 200 adet Office 365 aboneliğinden oluşan bir kombinasyon önerdi. Bu yaklaşım, uygun fiyatlı ve öngörülebilir aylık ödeme modeli sayesinde yüksek bir başlangıç yatırımı yapılmasını gerektirmeden şirketin ihtiyaçlarını karşıladı.

Aboneliklerin kapsamı;

• e-postalarına web tarayıcısı üzerinden erişen kullanıcıları,
• Outlook üzerinden e-posta indiren ve diğer Office uygulamalarını kullananları,
• ayrıca BI (Business Intelligence) özelliklerine ihtiyaç duyan kullanıcıları kapsıyordu.

Bu geniş abonelik yelpazesi, ayrıca Office 365 yönetim konsolu üzerinden farklı düzeylerde yönetici yetkilerinin atanmasına da olanak sağladı.

Melinda Group bünyesindeki çeşitli şirketler daha önce farklı e-posta sistemleri kullanırken, Konica Minolta bu sistemlerin yerine tek, birleşik bir çözüm getirerek grubun iletişimini hiç olmadığı kadar bütünleştirdi.

Ayrıca, Office 365 aboneliği, Skype for Business tabanlı modern video konferans avantajlarını da şirkete kazandırdı. PC, akıllı telefon veya web tarayıcısı üzerinden erişilebilen bu çözüm, hem iç hem de dış iletişimde iş birliğini artırdı, hem de önemli ölçüde maliyet tasarrufu sağladı.

Melinda Steel SRL Kontrol Direktörü Toth Karoly, “Konica Minolta’nın önerdiği çözüm tüm iş ihtiyaçlarımızı karşıladı ve biz de bunu çok hızlı benimsedik,” dedi.

Ayrıca iş birliğine ilişkin olarak, “Tüm Konica Minolta ekibinin profesyonelliğini ve özel ihtiyaçlarımıza gösterdiği dikkati takdir ettik,” diye ekledi.

Güvenilir ve tek bir iletişim noktası

Konica Minolta, şirketin iletişimini güçlendirmenin yanı sıra, YSoft SafeQ belge yakalama ve baskı yönetimi çözümü ile kullanıcı kimlik doğrulama sistemini entegre ederek Melinda Steel’in belge iş akışlarını da iyileştirdi.

Sorunsuz entegrasyon, sürekli destek ve yönetim sayesinde Melinda Steel artık güvenli ve gelişmiş bir sürece sahip.

Müşteri açısından bakıldığında, e-posta hizmetlerinden belge iş akışlarına ve baskı çözümlerine kadar tüm BT hizmetlerini tek bir güvenilir iş ortağından alabilmek, IT stratejisini sadeleştirirken verimliliği önemli ölçüde artırdı.

Zorluk

Melinda Steel’in, desteği sona ermiş eski e-posta altyapısını, masaüstü işletim sistemlerini ve ofis yazılım paketini tamamen güncellemesi gerekiyordu. Ancak bu sürecin genişliği ve karmaşıklığı, yüksek maliyet nedeniyle uygulanabilir görünmüyordu.

Çözüm

Yaklaşık 200 lisanslı Microsoft Office 365 çözümü uygulanarak, güvenli, kurumsal düzeyde iletişim ve iş birliği sağlandı.

Bu sistem, esnek ve kullanıma göre ödeme modeliyle maliyetleri öngörülebilir hale getirdi.

Avantajlar

Konica Minolta ile kurulan Optimize Edilmiş Baskı Hizmetleri iş birliği üzerine inşa edilen bu proje sayesinde Melinda Steel, tek bir temas noktasından kapsamlı bir BT çözümüne erişti.

Bu sayede daha yüksek verimlilik ve daha sadeleştirilmiş bir IT altyapısı elde etti.