Şirketimizin büyümesini desteklemek için belge tabanlı süreçlerimizi optimize etmek istedik

Durum Analizi ve Hedef

Konica Minolta, Metall-Chemie GmbH & Co. KG’nin satın alma ve satış süreçlerindeki mevcut belge hacmini ayrıntılı şekilde analiz etti. Bu analizle ortaya çıkan optimizasyon potansiyeli sayesinde, endüstriyel yağlayıcılar konusunda uzman olan şirket, büyüme hedeflerine ulaşmak için sağlam bir süreç temeli oluşturabildi.

Metall-Chemie, dünya genelindeki yağlayıcı üreticilerine hem yağ bazlı hem de su bazlı uygulamalara yönelik yüksek kaliteli katkı maddeleri tedarik ediyor. Şimdiye kadar Hamburg’daki mevcut ekip üretim ve dağıtımı başarıyla yönetiyordu. Ancak amaç, ürün yelpazesini genişleterek satış hacmini artırmak ve çalışan sayısını büyütmekti. Şirket yönetimi, bilgi süreçlerinin de bir “yağ gibi işleyen makine” haline gelmesini sağlamak için dış uzman desteği arayışına girdi.

“Belge tabanlı süreçlerimizi optimize ederek planlı büyümemizi desteklemek istiyorduk ve bu görevi üstlenecek doğru iş ortağını arıyorduk,” diyor Laura Goebel, Metall-Chemie’nin satın alma ve satış bölümünde görevli.

Konica Minolta Yaklaşımı

Üç farklı tedarikçiyle yapılan görüşmeler ilk toplantıların ardından sonlandırılırken, Metall-Chemie yöneticileri Konica Minolta ile birden fazla görüşme gerçekleştirdi. Kalite Yönetimi Müdürü Inken Reichelt, süreci şöyle anlatıyor:

“Daha ön görüşmelerde bile, Konica Minolta’dan bir sabit iletişim kişisi ve ilgili alanlarda uzman danışmanlar her zaman hazır bulundu. Tüm sorularımıza detaylı ve tatmin edici yanıtlar verdiler.”

Projenin başında danışmanlar, şirketin tüm bilgi süreçlerini genel hatlarıyla inceledi. Ardından üç temel proje hedefi belirlendi:

1. Süreç sürelerinin analizi ve optimizasyon potansiyelinin belirlenmesi
2. Standart süreçlerin tanımlanması
3. Bilgi süreçlerinin dijitalleştirilmesine yönelik çözümler önerilmesi (kağıt kullanımının azaltılması hedefiyle)

Tüm süreçlerin detaylı incelenmesinin çok kapsamlı olacağı anlaşıldığından, analiz satın alma ve satış süreçlerine odaklandı.

Karmaşıklığın Farkına Varılması

Profesyonel analiz sayesinde proje ekibi kısa sürede sürecin ne kadar karmaşık olduğunu fark etti: Metall-Chemie küresel ölçekte faaliyet gösterdiği için, ülkeler arası yasal düzenlemeler süreçlerde önemli farklılıklar yaratıyordu. Ayrıca müşteri bazlı özel talepler de çeşitlilik gösteriyordu. “Bazı müşteriler teslimattan önce belirli belgeleri isterken, bazıları yalnızca teslimattan sonra talep ediyor. Kimi müşteriler sevkiyat belgelerinin orijinalini istiyor, ancak bunları göndermek oldukça zahmetli ve zaman alıcı,” diyor Reichelt.

Atölye Çalışmalarıyla Süreçlerin Haritalandırılması

Her departman için, Konica Minolta ekibi ilgili çalışanlarla birebir atölye çalışmaları gerçekleştirerek süreçlerin türünü ve süresini dakikası dakikasına ölçtü. Goebel şöyle anlatıyor:

“Uzman danışmanlar, örneğin bir sipariş onayının ERP sistemine kaydedilmesinin kaç dakika sürdüğünü veya bir belgenin hazırlanıp yazdırılmasının ne kadar zaman aldığını kaydetti.”

Bu detaylı gözlemler, yalnızca doğru zaman verilerini elde etmek açısından değil, departmanlara özgü koşulları dikkate almak açısından da büyük önem taşıdı.

Somut Sonuçlar ve Kazanımlar

Proje sonunda Metall-Chemie, analiz edilen bilgi süreçlerine ve bunların optimizasyon potansiyeline dair net bir genel bakış elde etti. Akış şemaları yardımıyla mevcut durum ve hedef durum arasındaki fark görsel olarak sunuldu. Ayrıca Konica Minolta’nın yerinde yaptığı sonuç sunumu, yönetim ekibi üzerinde güçlü bir etki bıraktı:

“Yüz yüze yapılan görüşmeler, sürecin stratejik önemini yazılı raporlardan çok daha iyi vurguladı. Başta bu konunun basit olduğunu düşünüyordum, ancak Konica Minolta’nın yaklaşımı sayesinde sürecin derinliğini ve sağladığı katma değeri gerçekten kavradık,” diyor Reichelt.

Proje kapsamında her süreç, en küçük adımlarına kadar analiz edilerek süreç akışı ve zaman çizelgesi ortaya kondu. Bu sayede süreçlerdeki zayıf noktalar tespit edilip, öncelikli iyileştirme alanları belirlenebildi.

Sonuç ve Kazanımlar

• Satın alma ve satış süreçlerindeki belge tabanlı akışlar optimize edilebilir hale geldi.
• Kapsamlı süreç analizi şirketin diğer departmanlarına ve gelecekteki projelere de aktarılabilecek bir bilgi temeli oluşturdu.
• Metall-Chemie, artık büyüme hedeflerini destekleyecek şekilde dijitalleşmiş, verimli ve şeffaf süreçlerle çalışabiliyor.

Zorluk

• Belge tabanlı süreçlerin optimizasyonu

Çözüm

• Satın alma ve satış süreçlerindeki bilgi akışlarının detaylı analizi

Avantajlar

• İyileştirme olanaklarına, çözümlere ve maliyet ile zaman gereksinimlerine ilişkin bilgi edinimi