Otomatik iş akışlarıyla hızlı büyüme için dijitalleşme

Molls GmbH – Konica Minolta ile sürdürülebilir dijital büyüme

Bağımsız bir sayaç hizmetleri sağlayıcısı olan Molls GmbH, kuruluşundan bu yana Konica Minolta’nın sağladığı uygun donanım ve yazılım çözümleriyle büyümesini sürdürdü.

Dijitalleştirilmiş iş akışları olmadan, mevcut çalışan sayısı şirketin sadece birkaç yıl içinde binlerce bina ve daireye ısıtma ve işletme gideri ölçüm teknolojisi ve hizmeti sunmasına yetmeyecekti.

Başlangıçta sadece bizhub C3350 A4 çok fonksiyonlu yazıcı (MFP) ile başlayan dijitalleşme yolculuğu, kısa sürede profesyonel bizhub Pro 754e MFP, sunucular, bilgisayarlar, IP tabanlı telefon sistemi, kesintisiz güç kaynakları (UPS), tarama yönlendirme çözümleri ve belge yönetim sistemi (DMS) içeren kapsamlı bir IT altyapısına dönüştü.

Konica Minolta, Smart Managed Services aracılığıyla Molls’un günlük operasyonlarını desteklemeye ve ek iş süreçlerinin otomasyonuna olanak sağlamaya devam ediyor.

Analog sistemin sınırlarına hızlıca ulaşıldı

Şirketin kuruluşundan altı ay sonra, ilk Konica Minolta cihazı satın alındığında öngörülen baskı hacminin çok düşük olduğu anlaşıldı.

2016 yılında kurulan Molls, binalarda su ve enerji tüketimini izleyen ölçüm cihazları ve duman dedektörleri satıyor; ayrıca bu sistemlerle ilgili tüm hizmetleri sunuyor ve ısıtma ve işletme gideri faturalarını hazırlıyor.

Ancak hızlı büyüme nedeniyle baskı hacmi birkaç ay içinde büyük ölçüde arttı.

Sadece yeni bir MFP’ye geçmek bile baskı maliyetlerini düşürürken, danışmanlık sürecinde iş akışlarını dijitalleştirerek sadeleştirmenin büyük bir potansiyel taşıdığı fark edildi.

Başlangıçta müşteri kazanımı ve teklif oluşturma süreçleri hedeflenmiş olsa da, kısa sürede sipariş kabulü, müşteri verisi kaydı ve faturalama gibi alanlarda da dijital dönüşüm ihtiyacı doğdu.

Şirketin genel müdürü André Molls süreci şöyle anlatıyor:

“Başta her şeyi kağıt dosyalarla yürütüyorduk, ancak belgeler o kadar fazlaydı ki takibi çok zordu. Belgeler sadece tek bir yerde saklanabiliyordu, bu da erişimimizi ve arama imkanımızı oldukça kısıtlı hale getiriyordu. Kısa sürede dijital ve kağıt belgeleri bir arada yönetmenin mümkün olmadığını fark ettik ve her şeyi dijitalleştirmeye karar verdik.”

Dijitalleşme otomatik iş akışlarıyla başlar

Yeni sistemle birlikte Molls, ikinci çok fonksiyonlu cihazını satın alırken tarama yönlendirme (scan routing) çözümünü de devreye aldı.

Bu çözüm, kağıt belgeleri arama yapılabilir PDF’lere dönüştürüyordu.

Ayrıca AutoStore, eCopy PDF Pro Office, dokoniFind ve bir belge yönetim sistemi gibi yazılımlar da entegre edildi.

Kurulan sistem sayesinde, faturalama yazılımı her kağıt belgeye (sipariş veya sözleşme gibi) barkod ekliyor.

Bu barkod, belgelerin tarandıktan sonra otomatik ve yapılandırılmış biçimde arşivlenmesini sağlıyor.

Molls şöyle açıklıyor:

“Artık gelen her belgeyi tam metin aramasıyla bulabiliyoruz. Öncekinden çok daha gelişmiş bir sistemimiz var ve bilgilere arama terimleriyle anında erişebiliyoruz. Çalışanlarımız nerede olursa olsun verilere ulaşabiliyor ve doğrudan üzerinde çalışabiliyor.”

Ayrıca şirketin müşteri taleplerine yanıt verme hızı da önemli ölçüde arttı:

Müşteri aradığında çalışanlar, gerekli belgeleri saniyeler içinde görüntüleyebiliyor.

Yasal uyumlu arşivleme ve alan tasarrufu

Molls, belge yönetim sistemini (DMS) revizyon güvenliği ve yasal uyumluluk sağlamak amacıyla Konica Minolta’ya kurdurdu.

Bu sistem, dijital dosyaların yasalara uygun biçimde yönetilmesini ve saklanmasını sağlıyor; ayrıca kağıt belgelerin depolanması ihtiyacını ortadan kaldırarak şirketin ofis alanını yeniden kazanmasına yardımcı oldu.

Böylece büyüme nedeniyle gerekli hale gelebilecek ofis taşıması da ertelenmiş oldu.

Birinci sınıf destekle başarıya ulaşan dijital dönüşüm

Genel Müdür André Molls, sürecin en zorlu kısmının iş akışlarını doğru tanımlayıp dijital ortama aktarmak olduğunu belirtiyor.

“Bu çalışma için bir atölye ve eğitim düzenlemek zorunda kaldık ama buna değdi. Dijitalleşme olmadan bu kadar hızlı büyüyemezdik. Bugün son derece verimli çalışabiliyor, ek personel ihtiyacını en aza indiriyoruz.”

Başarının en büyük nedeni ise Konica Minolta ekibinin profesyonel desteği:

“İrtibat kişimiz son derece yetkin, her zaman ulaşılabilir ve sürekli ilerlememizi sağlayacak fikirler sunuyor. Ayrıca Konica Minolta’nın her konuda danışabileceğimiz uzmanları var.”

Sürdürülebilir ortaklık

Elde ettiği başarıdan son derece memnun olan Molls, artık Konica Minolta’yı IT hizmet sağlayıcısı olarak da seçti.

Şirket, Smart Managed Services ile IT desteği alıyor; ayrıca bilgisayarlar, sunucular, UPS’ler ve IP tabanlı telefon sistemi de Konica Minolta’dan temin edildi.

Sonuç:

Molls GmbH, Konica Minolta’nın entegre donanım ve yazılım çözümleriyle, yalnızca birkaç yıl içinde analog bir sistemden tam dijital ve otomatik bir iş yapısına geçti.

Bu dönüşüm, şirketin hızlı büyümesini destekleyerek verimliliği artırdı, maliyetleri azalttı ve çalışan sayısını artırmadan operasyonel kapasiteyi genişletmesini mümkün kıldı.