MVB Truck & Bus Bulgaria AD: İzlenebilirlik ve geliştirilmiş yönetim

MVB Truck & Bus Bulgaria AD, MAN Truck & Bus ürünlerinin Bulgaristan pazarındaki resmi ithalatçısıdır. Şirket yapısı 4 departmandan oluşmaktadır – yük araçları ve otobüs satış departmanı, servis departmanı, yedek parça departmanı ve muhasebe-idari departman.

Müşteri Zorlukları

Faaliyetin başlangıcında, 2012 yılında MVB Truck & Bus Bulgaria AD ekibi, imzalanan sözleşmeleri klasörlere koyarak sınıflandırıp arşivlemeye başladı. Buna paralel olarak, saklanan belgelerin elektronik kopyaları dosya sunucusunda oluşturuluyor ve temel bilgi ve veriler Excel dosyalarında tutuluyordu. Arşivlenen belge hacminin artması ve elektronik arşiv ile sözleşme indeksleme sürecinin manuel yapılması nedeniyle sorunlar ortaya çıktı – eksik belgeler, yanlış girilen veriler vb. Böylece şirket, belge ortamının optimize edilmesi ve arşivlenmesi gerektiğinin farkına vardı.

Çözümün Açıklaması

Belge işlemi iki yönde optimize edildi. Bir yandan mevcut kağıt belgelerin dijital forma dönüştürülmesi gerekiyordu. Tarama sırasında belgede sözleşme numarası ve sözleşme türü gibi indeksleme alanları işaretlenmektedir. İlgili sözleşme dijitalleştirildikten sonra yazılımda önceden belirlenen pozisyonlara bağlı olarak belirli çalışanlara, sisteme böyle bir sözleşmenin girildiğine dair bildirim gönderilir. Son olarak belge, önerilen sistemde arşivlenir.

İkinci sözleşme giriş süreci, oluşturulması gereken sözleşmelerle ilgilidir. Bu durumda sözleşme, sistemde önceden onaylanmış bir şablon temel alınarak oluşturulur. Sonrasında sözleşme, elektronik onay vermesi gereken kişilere otomatik olarak yönlendirilir, imza için oluşturana geri döner, taranır ve arşivlenir. “Sürecin her adımında, süreçte yer alan herkes belgenin başına ne geldiğini bilir ve sözleşmenin sistem içinde nasıl hareket ettiği yazılımda tanımlanmış ve önceden belirlenmiştir,” diye açıklıyor Svetoslav Krastev.

Daha sonraki bir aşamada MVP Truck & Bus Bulgaria, uygulanan çözümü tatil yönetim modülü ve ardından iş seyahatleri modülü ile genişletmiştir. Çalışan artık izin talebini kağıt üzerinde sunmak yerine sistem üzerinden yapabilmekte, talep otomatik olarak muhasebeye aktarılmaktadır.

• Sözleşmelerin yenilenmesiyle ilgili otomatik bildirimler

• Sözleşmelerin oluşturulması ve onaylanması için net izlenebilirliğe sahip sistem

• Sözleşmeler için tek bir depolama alanı — dijital arşiv