Katılım sistemi ve bordro sürecini basitleştirin ve otomatikleştirin
Katılım sistemi ve bordro sürecini basitleştirin ve otomatikleştirin
Mýtna Topluluğu, Banská Bystrica bölgesinde bulunan bağımsız bir topluluktur. Daha iyi anlaşılması için ülkenin Slovakya olduğunu belirtmek faydalı olacaktır. Topluluk, Çalışma Bakanlığı programı kapsamında uzun süredir işsiz olan 12 kişiye istihdam sağlamaktadır. Bu kişiler günlük çalışma rutinine alışık olmadıkları için çalışma saatlerine uyum sağlamakta zorlanıyorlardı. İşe geç geliyor ve erken ayrılıyorlardı.
Ayrıca belediye ofisinin kendi çalışanları da vardı ve yakındaki ilkokulun personeliyle birlikte bu çalışanların devam kayıtları kâğıt üzerinde tutuluyordu. Bu belgeler, çalışanların maaşlarını hesaplamak için manuel olarak işlenmek zorundaydı. Sorumlu bordro memuru, eksik bilgileri toplamak ve ardından devam detaylarını işlemek için fazlasıyla zaman harcıyordu.
Konica Minolta MFP üzerinde biyometrik sensöre dayalı giriş-çıkış takip sistemi ve IWS
Konica Minolta, çalışanların giriş ve çıkışlarını kaydeden bir giriş-çıkış takip sistemine dayalı çözüm önerdi.
Bu çözüm iki bölümden oluşmaktadır: Birincisi, Konica Minolta Slovakya tarafından geliştirilmiş IWS uygulamasıdır. IWS uygulaması doğrudan bir Konica Minolta MFP cihazına yüklenir ve veri merkezinde çalışan web tabanlı uygulamayla tamamen entegre şekilde çalışır. Web uygulaması, çalışanların giriş-çıkış verilerini MFP panelinden veya bu özel durumda biyometrik sensörle donatılmış donanım terminalinden alır.
Biyometrik sensörle donatılmış donanım terminali, belediye ofisinin giriş holüne kurulmuş olup tüm ofis çalışanlarının erişimine açıktır. IWS uygulaması, eğitim kurumlarında çalışan diğer belediye işçilerinin (anaokulu, ilkokul, okul mutfağı) devam kaydı alabilmelerini sağlamak amacıyla Konica Minolta çok fonksiyonlu cihaza kuruldu. MFP, belediye ofisinin yanında bulunan ilkokulun koridorunda yer almaktadır.
Her iki sistem birbirine bağlıdır, bu nedenle çalışan giriş ve çıkışlarını her iki noktada da kaydetmek mümkündür. Ayrıca Konica Minolta, partneri APIS ile birlikte bordro sistemine bir bağlayıcı geliştirmiştir. Bu sayede çalışan ücret bilgileri devam sisteminden bordro sistemine kolay ve hızlı bir şekilde aktarılabilmektedir.
Çalışan devamının kolay takibi
Mýtna Topluluğu, aktivasyon çalışmalarındaki düzensiz personel devamını başarıyla çözmüştür ve bu çalışanların devamı önemli ölçüde iyileşmiştir.
Topluluk çalışanları artık web uygulamasındaki hızlı erişimli tüm devam verileri ve bilgilendirici grafikler sayesinde bu işçilerin devamını kolayca izleyebilmektedir. Devam sisteminden bordro sistemine otomatik veri aktarımı, veri işleme süresini azaltmış ve veri aktarımındaki hata oranını düşürmüştür.
Pavel Greksa
Mayor of Mýtna (1994-2018)
“Konica Minolta’nın bize sağladığı çözüm, durumumuza mükemmel şekilde uyuyor. IWS uygulamasıyla etkinleştirilmiş MFP’nin biyometrik sensör terminaliyle kombinasyonu sayesinde, devam ve bordro sistemlerimizle ilgili yaşadığımız sorunları doğrudan çözen ideal bir çözüm elde ettik. Bu çözüm, mevcut sistemlerimize sorunsuz biçimde entegre oluyor ve daha da önemlisi tesisimizde kullanımı çok kolay. Durumumuzu değerlendirmek için zaman ayıran ve ihtiyacımıza gerçekten uygun, özel olarak tasarlanmış bir çözüm geliştiren Konica Minolta ekibine gerçekten minnettarız.”
Avantajlar
Aktivasyon çalışanlarının devamı önemli ölçüde iyileşti
Tüm devam verilerine hızlı erişim ve bilgilendirici grafikler sayesinde çalışan devamının daha kolay takibi
Veri aktarım süresinin azalması ve hata oranının düşmesi
Çalışanların maaşlarını hesaplamak için kullanılan özel profiller sistemde saklanır
Zorluk
Mýtna topluluğu tarafından istihdam edilen aktivasyon çalışanları çalışma saatlerine uymuyor, işe geç geliyor ve çoğu zaman erken ayrılıyorlardı; topluluk çalışanlarının görevi ise onları yönetmekti.
Ayrıca, topluluğun kendi çalışanları ve ilkokul personeli için devam kayıtları kâğıt formda saklanıyordu: belgeler maaşları hesaplamak için manuel olarak işleniyor ve eksik bilgilerin toplanması çok fazla zaman alıyordu.
Çözüm
Slovakya’daki ilk topluluklardan biri olarak Mýtna Topluluğu, donanım terminallerindeki biyometrik sensör ile Konica Minolta MFP’ye kurulu IWS çözümünün kombinasyonunu kullanarak tüm işçilerin ve çalışanların devamını izlemektedir.
Her iki sistem de çalışan giriş ve çıkışlarını kaydetmek üzere birbirine bağlıdır.
Devam sisteminden bordro sistemine çalışan ücret verilerinin kolay ve hızlı şekilde aktarılabilmesi için bordro sistemine bir bağlayıcı geliştirilmiştir.