Sürekli planlama, uygulama ve dokümantasyon için daha iyi bir sistem

Sürekli planlama, uygulama ve dokümantasyon için daha iyi bir sistem

Nordland Betong, yıllık 180 milyon NOK net satışa ve 25 çalışana sahip, Kuzey Norveç’in en büyük hazır beton ve beton ürünleri üreticilerinden biridir. Belgelendirmeyle ilgili karmaşık bir zorluğa akıllı bir çözüm istedikleri için Konica Minolta’dan M-Files’ı tercih ettiler. Bu yolculuk 2–3 yıl önce başladı.

Sürekli planlama, uygulama ve dokümantasyon için daha iyi sistemlere ihtiyaç vardı

Nordland Betong’un karşılaştığı en büyük zorluk, şirketin BT sistemlerinin yenilenmesiyle paralel yürütülen makine parkı bakım süreçleriyle ilgiliydi.

Beton üretimi geniş bir ekipman yelpazesi gerektirir.

Bakım ve uygunsuzluk kayıtlarının planlanması ve belgelenmesi, tutarlı üretim kalitesini sağlamak için zorunludur. Bu ayrıca ekipmanın güvenliği açısından da kritiktir. Plansız duruşlar son derece maliyetlidir.

“Yönetim için ve aynı zamanda denetleyici kurumlar için rapor hazırlamayı kolaylaştırmak amacıyla sürekli planlama, uygulama ve dokümantasyon için daha iyi sistemlere ihtiyacımız vardı. Örneğin, forkliftlerin, kaldırma ekipmanlarının ve benzer cihazların yıllık uzman denetimlerini Norveç İş Teftiş Kurumu’na bildirmek zorundayız. Bu görev çok maliyetli olmamalı, dolayısıyla iyi sistemlere ve belge yönetimine ihtiyacımız var,” diyor Mosand.

Bodø’da düzenlenen bir ofis seminerinde Konica Minolta’nın M-Files çözümü ile tanıştı ve doküman yönetimini hızlı, profesyonel ve yüksek kaliteyle sunabilen bu çözüm dikkatini çekti. İş akışları oluşturmak, olayları önceden planlamak ve doküman yönetimini şirket ihtiyaçlarına göre uyarlamak da oldukça kolaydı.

Sadece bir doküman yönetim aracı değil

Nordland Betong, bakım yönetimi için ihtiyaçları tanımlayan bir gereksinim spesifikasyonu geliştirmek ve sistem pilotlarını uygulamak için altı ay harcadı. Bu süreçte Oslo’daki Konica Minolta’dan mükemmel destek aldı. Bodø ve Norveç başkenti arasındaki mesafe fazla olmasına rağmen, destek gerektiğinde uzmanlığın her zaman yakın olduğunu gördü.

M-Files yalnızca doküman yönetim aracı değildir; iş akışına eklenebilen nesneleri de yönetebilir.

“Bakım açısından M-Files’ı, makineler veya makine bileşenleri için planlanmış aktiviteleri oluşturmak için kullanıyoruz,” diye açıklıyor Mosand. Örneğin, bir makinenin şanzımanı yılda dört kez bakıma alınabilir. Bu durumda M-Files yılda dört görev oluşturur ve görev, tamamlanana kadar sistemde kalır; bu yönetim açısından da güvence sağlar.

“Bu da yapılması gereken her şeyi kontrol altında tutar ve sistematik bir şekilde ilerlemeyi garanti eder. Görevler, onaylanana ve uygunsuzluklar giderilene kadar sistemde kalır,” diyor.

Dört kasada farklı erişim seviyeleri

Nordland Betong zamanla M-Files’ı pek çok alanda kullanmaya başladı. Sistem, ‘kasa’ adı verilen yapılara göre organize edilir ve şirket şimdilik dört farklı erişim seviyesine sahip kasayı kullanmaktadır:

• Bakım kasası: Bakım işiyle uğraşan herkes erişebilir
• İş sağlığı ve güvenliği kasası: Güvenlik temsilcisi tüm güvenlik çalışmalarında kullanır
• Güvenlik denetimleri, güvenlik protokolleri, çevresel sertifikasyon görevleri ve sözleşme yenilemeleri tanımlanmıştır
• Periyodik kontrol listeleri ve ilişkilendirilmiş görevler burada tutulur
• İK kasası: Uzmanlık ve personel bilgilerinin tüm belgeleri; yalnızca insan kaynakları ve yönetim erişebilir
• Yönetim Kurulu kasası: Tutanaklar ve kurul çalışmaları için kullanılır

“Bizim açımızdan M-Files birçok alanda kullandığımız faydalı ve çok yönlü bir araç. Bu aracın en büyük gücü, sıradan bir Norveçli şirket için yeterince basit olurken, karmaşık ihtiyaçları da profesyonel ve yüksek kalitede karşılayacak kadar kapsamlı olmasıdır,” diyor Mosand.

Mobil erişim

M-Files’ın öne çıkan unsurlarından biri mobil erişimdir. Bu, Mosand’ın her şeyi cep telefonundan anında görüntüleyebilmesi anlamına gelir. Kullanıcı, klasör yapılarını gezebilir, uygunsuzlukları görebilir ve proje belgelerini okuyabilir.

“Kullanımı basit ve anlaşılır, tüm kasalara Wi-Fi veya mobil ağ üzerinden erişilebiliyor. Arama modülü, doküman meta etiketleriyle veya belge içi düz metin aramalarıyla çalışır. Benim açımdan, nerede olursam olayım ihtiyaç duyduğum belgeyi anında bulmak gerçekten çok kolay,” diyor Mosand.