Verimli Dijital Personel Dosyası Yönetimi
NTT DATA Romania, dijital personel dosyalarını daha verimli yönetiyor
NTT DATA ROMANIA’DA BELGE İŞLEME SÜRELERİ %70’E KADAR AZALTILDI
NTT DATA, bilgi teknolojilerini kullanarak yeni paradigmalar ve değerler oluşturur; bu da daha müreffeh ve uyumlu bir topluma katkı sağlar.
Şirket, danışmanlık, uygulamalar, altyapı ve iş süreçleri, BT modernizasyonu, yönetilen hizmetler ve derin sektör uzmanlığından oluşan geniş bir portföy aracılığıyla müşterilerini dijital dönüşüm yolculuklarında destekler. Her beklentiyi karşılayan veya aşan ölçülebilir sonuçlar sunar.
Yenilikçilik, NTT DATA’nın işinin merkezinde yer alır. Şirket, müşterilerinin ihtiyaçlarına yanıt verebilmek için sürekli olarak ileri teknolojileri araştırır ve yenilikçi fikirler üzerinde çalışır.
NTT DATA Romania, çalışan belgelerini daha verimli şekilde yönetmek istedi ve belge yönetimi süreçlerini mümkün olduğunca otomatikleştirmek amacıyla Konica Minolta’nın M-Files ve Document Navigator çözümlerini tercih etti.
Yeni süreçler sayesinde, belge işleme süreleri %70’e kadar azaltıldı.
Maria Metz
CEO, NTT DATA Romanya
“Ben ekip çalışmasına, iyi yapılmış işe ve insan odaklı bir vizyonun, bir şirketin sürekli gelişiminin temeli olduğuna inanıyorum.
Açık iletişim ve iş birliği, sürekli olarak katma değer üreten bir şekilde büyümemizi ve işimizi dönüştürmemizi sağlayacaktır.”
Cristian Reininger
IK Müdürü, NTT DATA Romanya
"Çok sayıda belge, yüksek işlem süresi ile karmaşık bir yönetim ve takip süreci anlamına geliyordu. Konica Minolta’nın çözümü sayesinde belge işleme süreçlerinde zaman ve doğruluk kazandık; önemli bilgilere artık sadece bir tıklamayla ulaşabiliyoruz. Elektronik çalışan belgesi yönetimi artık kolay, güvenli ve verimli bir şekilde gerçekleştiriliyor."
Projenin amacı ve bağlamı
Bir şirketin en önemli kaynağı, insan kaynağıdır.
Çalışanlarımıza nasıl davrandığımız, onları nasıl eğittiğimiz ve ödüllendirdiğimiz, belirlediğimiz hedefler ve faaliyet gösterdiğimiz pazara nasıl uyum sağladığımız hakkında çok şey söyler.
2.000’den fazla çalışanı yönetmek, özellikle İnsan Kaynakları (İK) departmanı açısından her şirket için önemli bir zorluktur.
Her çalışanın, çok sayıda belgeyi içeren kişisel bir dosyası bulunur:
İş sözleşmesi, ek sözleşmeler, periyodik sağlık kontrolleri, performans değerlendirmeleri, eğitim belgeleri, özgeçmiş (CV) vb.
Bu belgelerin, çalışanın işe başladığı ilk günden itibaren ve çalışma hayatı boyunca oluşturulan tüm belgelerle birlikte yönetilmesi son derece karmaşık bir süreçtir.
Gereksinimler
NTT DATA Romania, çalışan belgelerinin daha verimli şekilde nasıl yönetilebileceği konusunda Konica Minolta’ya bir çözüm geliştirme talebi iletti.
Yapılan görüşmelerin ardından ulaşılan temel sonuç şuydu:
Belge yönetimi süreci mümkün olduğunca otomatikleştirilmeli, özellikle de NTT DATA’nın çalışan dosyalarına yeni belgeler eklediği ilk aşamada.
Ayrıca, her çalışana ait gizli bilgilere erişim, hem yasal gerekliliklere hem de NTT DATA Romania’nın dahili çalışma prosedürlerine uygun olmalı ve bu belgelerle çalışan yetkililerin hızlı ve güvenli erişimi sağlanmalıdır.
Zorluk
- 2.000’den fazla çalışan
- Şirket içinde kısa sürede işlenmesi ve yönetilmesi gereken yüksek hacimli belge ve bilgi
- Belge iş akışlarının güncel ihtiyaçlara uyarlanması ve verimliliği artırmak için en son teknolojilerin kullanılması
Çözüm
M-Files, her tür elektronik dosyayı depolayabilen, şirket içindeki bilgilerin gelişmiş depolama, arama ve erişim özelliklerini sunan bir belge yönetim çözümüdür.
Document Navigator, hem kağıt hem de elektronik belgeler için akıllı belge yakalama, işleme ve dağıtım çözümüdür.
M-Files ve Document Navigator çözümlerine dayalı iş akışı şunları içerir:
- Document Navigator aracılığıyla belgelerin taranarak doğrudan M-Files elektronik depolama
- Aynı çalışana ait farklı belge türlerinin kolay bilgi erişimi için birbirine bağlanması.
Avantajlar
- Her çalışan için elektronik bir İK dosyası oluşturma
- Kullanıcının rolüne göre bilgilere güvenli erişim
- Belge işleme süresinin %70’e kadar azaltılması
- İçerik ve bilgilerin aranması, düzenlenmesi, paylaşılması ve organize edilmesi için etkili araçlar
- M-Files, meta veri tabanlı bir sistemdir; bu sayede belgeler ve bilgiler kolayca sınıflandırılır ve bulunur.