Page Personnel – Zaman Çizelgesi İşlemlerinin Güvenilirliğini Artıran Personel Hizmetleri

Page Personnel – Zaman Çizelgesi İşlemlerinin Güvenilirliğini Artıran Personel Hizmetleri

Otomatik İşleme ile Basitleştirme

Geçici İstihdam Alanında Tanınan Bir Lider

Page Personnel, dört markası – Page Executive, Michael Page, Page Interim Management ve Page Personnel – sayesinde birçok ülkede geçici istihdam alanında lider konumda bulunan PageGroup’un Fransız iştirakidir.

Page Personnel, çeşitli sektörlerde geçici pozisyonlar için yönetici, teknik personel ve profesyonellerin işe alımını gerçekleştirmektedir.

Zaman Çizelgesi İşlemlerinin Otomasyonu ve Verimliliğin Artırılması

Şirketin 4.000 müşterisinin ihtiyaçlarını karşılamak üzere her yıl yaklaşık 12.000 geçici çalışan seçilmektedir. Bu çalışanlar, Page Personnel tarafından istihdam edilmekte ve maaşları ödenmektedir. Her bir geçici çalışanın dosyasında sözleşme, bordro, sağlık raporu ve iş takibi gibi belgeler yer almaktadır.

Bu belgeler arasında en kritik olanı zaman çizelgesidir, çünkü geçici çalışanların hizmetlerinin ücretlendirilmesi bu belgeye dayanır.

Şirkete her ay yaklaşık 3.000 zaman çizelgesi gönderilmektedir. Ancak posta veya e-posta yoluyla gelen bu belgelerin manuel olarak sisteme yeniden girilmesi gerekiyordu. Bu işlem zahmetli, zaman alıcı ve hata riski yüksek bir süreçti. Ayrıca belgelerin yanlış sınıflandırılması, kaybolması veya farklı formatlarda gelmesi gibi sorunlar yaşanıyordu.

Page Personnel, geçici çalışanlarının zaman çizelgelerini işleme sürecini otomatikleştirmek ve verimliliği artırmak amacıyla harekete geçti.

Yapılan pazar araştırması ve ihale sürecinin ardından şirketin finans departmanı, çözüm olarak OnBase içerik yönetimi sistemini seçti.

Müşteri Faydaları

OnBase çözümünün devreye alınmasıyla birlikte Page Personnel yönetiminin tüm beklentileri karşılandı.

Süreç boyunca verimlilikte ve hata yönetiminde gözle görülür bir artış kaydedildi.

• Veri giriş süresi azaldı
• Doğrulama süreçleri büyük ölçüde sadeleşti
• Kayıt ve belge arama işlemleri önemli ölçüde iyileştirildi.

OnBase’in uygulanmasıyla şirket, yılda 120.000 zaman çizelgesinin otomatik işlenmesini sağladı — bu, geçici çalışanların gönderdiği tüm zaman çizelgelerinin yaklaşık %80’ine denk geliyor.

Bu uygulama, Page Personnel’de belge iş akışlarının tamamen dijitalleştirilmesi yolunda ilk adım oldu.

OnBase, şirket içinde elektronik belge yönetiminin temel yapı taşı haline geldi.

Şirket şimdi araçlarını modernleştirmeyi ve İK faaliyetlerini otomatikleştirmeyi hedefliyor.

Bir sonraki adım, zaman çizelgesi ve faturalama süreçlerini tek bir paylaşımlı iş akışında birleştirerek müşterilere sağlanan hizmetlerin daha net bir şekilde görüntülenmesini sağlamak.

Ayrıca Page Personnel, tüm belgeleri üçüncü taraf arşivleme hizmetlerine bağımlı olmadan koruyabilmek için OnBase’in yanına güvenli bir arşivleme politikası eklemeyi planlıyor.

Daha geniş bir perspektifte ise şirket, ERP sistemine entegre esnek ve merkezi bir dijital platform yardımıyla dijital dönüşümünü sürdürmeyi amaçlıyor.