Sorunsuz satın alma süreçleri
Rainbow Waters
Konica Minolta, M-Files ile Rainbow Waters’ın satın alma süreçlerini dijitalleştiriyor ve modernize ediyor
Rainbow Waters, %100 Yunan sermayeli bir şirket olup Yunanistan pazarında su sebilleri ve filtrasyon sistemleri sektörünün liderlerinden biridir; Avrupa’da ise 3. sırada yer almaktadır. 20.500 m²’lik modern tesisleri ve 390’dan fazla çalışanıyla şirket, tüm ülkeye hizmet vermekte; ödüllü doğal mineralli su markası DIONI’nin yanı sıra gelişmiş, çevre dostu su filtrasyon çözümleri sunmaktadır. Kalite, İnovasyon ve Sürdürülebilirlik temel değerleriyle hareket eden şirket; müşterileri, toplum ve çevre için süreçlerini iyileştirmeye yatırım yaparak sürekli gelişimini sürdürmektedir.
Rainbow Waters’ın sürekli büyümesi ve Satın Alma departmanındaki işlem hacminin artması, daha yapılandırılmış ve şeffaf bir satın alma yönetimine duyulan ihtiyacı ortaya çıkardı. Satın alma taleplerinin, tekliflerin, onayların, sözleşmelerin ve faturaların tutarlı şekilde takip edilmesi; her sürece ilişkin doğruluk ve tam görünürlük sağlanması gerekiyordu.
Şirket, tüm bilgileri tek bir dijital klasörde merkezileştirecek, daha iyi kontrol ve daha hızlı onay süreçleri sağlayacak modern bir çözüm arıyordu. Bu kapsamda Rainbow Waters, Satın Alma departmanı için tamamen entegre bir dijital ortam oluşturmak amacıyla gelişmiş bir doküman yönetim sistemi olan M-Files’ı hayata geçirmek üzere Konica Minolta ile iş birliği yaptı.
Zorluklar
Çözümün uygulanmasından önce satın alma süreçleri, birden fazla bilgi kaynağına ve manuel adımlara dayanıyordu. Bu durum işlem sürelerini ve idari iş yükünü artırıyordu. Onayların izlenmesi ve her bir satın alma sürecinin ilerleyişinin takip edilmesi, farklı departmanlar arasında koordinasyon gerektiriyordu.
Başlıca zorluklar şunlardı:
Tüm dokümanların; talepler, teklifler, sözleşmeler ve faturalar dahil olmak üzere tek bir referans noktasında düzenlenmesi
Onay süreçlerinde şeffaflık ve tutarlılığın sağlanması
Manuel işlemlerin ve gecikmelerin azaltılması
Her bir satın alma sürecinin tüm geçmişine anında erişim sağlanması
Çözüm
Konica Minolta, Rainbow Waters’ın Satın Alma departmanını modernize etmek amacıyla M-Files’ı merkezi bir bilgi yönetimi platformu olarak konumlandıran hedefe yönelik bir çözüm tasarladı. Amaç; organizasyonu iyileştiren, onay süreçlerini hızlandıran ve satın alma sürecinin her aşamasında görünürlüğü artıran birleşik bir dijital ortam oluşturmaktı.
Dijitalleştirme ve Veri Organizasyonu: Her bir satın alma süreci; satın alma talebi ve maliyet merkezi, teklifler ve onaylar, sözleşmeler, faturalar ve destekleyici belgeleri içeren tek bir dijital ortamda yapılandırılır. Tüm veriler tek bir sistemde merkezileştirilerek parçalı dosya kullanımını ve manuel süreçleri azaltır.
Otomatik Onay İş Akışları: Yapılandırılmış iş akışları sayesinde onaylar, net şekilde tanımlanmış aşamalar ve tam süreç izlenebilirliğiyle dijital olarak gerçekleştirilir.
Erişim ve Görünürlük: Kullanıcılar, her bir satın alma sürecinin durumunu gerçek zamanlı olarak görüntüleyebilir; kolay arama özellikleriyle geçmiş kayıtlara eksiksiz şekilde erişebilir.
Eğitim ve Sürekli Destek: Uygulama süreci boyunca Konica Minolta ekibi, yeni dijital ortama sorunsuz geçişi sağlamak için kapsamlı kullanıcı eğitimleri verdi. Aynı zamanda iş birliği, uygulama sonrasında da sürekli destek ve yeni ihtiyaçlara ya da iyileştirmelere hızlı yanıt verilmesiyle devam eder. Bu sayede sistemin istikrarlı ve verimli şekilde çalışması sağlanır.
Satın Alma Süreçlerine Sağladığı Faydalar
M-Files’ın kullanıma alınması, satın alma süreçlerinde inovasyonu güçlendirerek daha akıllı doküman yönetimi ve otomatik onay süreçlerini mümkün kıldı:
Tüm satın alma süreçlerinin geçmişine anında erişim sağlayan merkezi ve yüksek kaliteli bilgi yönetimi
Onay ve müzakere süreçlerinde gelişmiş şeffaflık ve kontrol
Sürece dahil olan tüm departmanlarda otomasyon ve günlük sistem kullanımı sayesinde artan üretkenlik
Dijital iş akışları sayesinde azaltılmış kâğıt kullanımı
Çözüm; süreç kalitesini artırarak, bilgi yönetiminde inovasyonu destekleyerek ve sürdürülebilir operasyonlara katkı sağlayarak şirketin stratejisine önemli ölçüde katkıda bulunur.
İş Birliği Deneyimi
Bugün Rainbow Waters’ın Satın Alma departmanı, sürecin her aşamasında tam görünürlük ve kontrol sağlayan birleşik bir dijital ortam üzerinden faaliyet göstermektedir
Dimitris Brachos
Satın Alma Direktörü, Rainbow Waters, Yunanistan
“Vizyonumuz, tüm satın alma bilgilerini tek bir yerde merkezileştirmekti. Bunu başarmak için Konica Minolta ve M-Files’ı tercih ettik ve hedefimize tamamen ulaştık. Bugün tüm süreçler, ilk tekliften nihai anlaşmaya kadar tam görünürlük sağlayacak şekilde sistem üzerinden günlük olarak yürütülüyor.”
Kanellos Kanellis
Yazılım Mühendisi, Konica Minolta Yunanistan
“Projenin başarısı, satın alma süreçlerinin derinlemesine anlaşılmasına ve M-Files’ın departmanın günlük operasyonlarını etkin şekilde destekleyecek biçimde doğru yapılandırılmasına dayanıyordu. Rainbow Waters ekibiyle kurduğumuz yakın iş birliği, gerçek ihtiyaçlarına uygun, özelleştirilmiş bir çözüm sunmamızı sağladı.”
Zorluklar
Birden fazla bilgi kaynağı
Çok sayıda manuel adım
Uzun işlem süreleri
Yüksek idari iş yükü
Çözüm
Satın Alma departmanını modernize etmek amacıyla M-Files’ın çözüm olarak uygulanması
Avantajlar
Tüm verilerin tek bir platformda merkezileştirilmesi
Otomatik onay iş akışları sayesinde daha hızlı onay süreçleri
Her bir satın alma sürecinin durumuna ilişkin gerçek zamanlı görünürlük ve şeffaflık
Azaltılmış kâğıt tüketimi