Verimlilik, Esneklik ve Dijital Dönüşüm
WAIDOK ve Konica Minolta, Fundación Rey Ardid'in Finansal Dönüşümüne Yön Veriyor
İspanya'da faaliyet gösteren Fundación Rey Ardid, 1991 yılında kurulmuş, özellikle ruh sağlığı alanı başta olmak üzere kırılgan durumdaki bireylere destek, bakım ve topluma kazandırma hizmetleri sunan kâr amacı gütmeyen bir kuruluştur.
30 yılı aşkın süredir faaliyetlerini sürdüren kuruluş; ruh sağlığı, yaşlı bakımı, eğitim ve istihdam, sosyal uyum ve sosyal girişimcilik alanlarında hizmetlerini genişletmiş, tüm çalışmalarında insanı odağına alan bir yaklaşım benimsemiştir.
Bugün yaklaşık 1.800 çalışanı ve 180'den fazla gönüllüsü ile Aragon, La Rioja ve diğer bölgelerde yılda 15.300'den fazla kişiye hizmet veren Fundación Rey Ardid, sosyal kapsayıcılık ve toplumsal refah alanında öncü kuruluşlardan biri olarak faaliyet göstermektedir.
The challenge
The Foundation handled an extraordinarily high volume of administrative documentation:
- More than 1,000 invoices per month
- More than 4,000 active suppliers
- Most of the invoices were still arriving in paper format
Despite receiving invoices in digital format, they were printed out for archiving, creating a physical filing system that was very difficult to manage. Locating a particular invoice could waste considerable time for finance staff.
“It was impossible to search for information on invoices because of the sheer volume of paper. The finance staff wasted a lot of time in locating a document.” - Daniel Berdiel Gotor, Head of IT Systems, Fundación Rey Ardid, Spain
The need was clear: eliminate paper, organize all the documentation and radically streamline the invoice accounting process.
Çözüm: WAIDO
Fundación Rey Ardid, baskı altyapısı alanında hâlihazırda Konica Minolta ile çalışıyor ve merkezlerinde 30 ila 40 arasında çok işlevli cihaz kullanıyordu. Kuruluş, Konica Minolta'nın distribütörü Automatización y Control Empresarial, S.A. (Acesa) aracılığıyla, Konica Minolta'nın doküman yönetim çözümü WAIDOK ile tanıştı.
Karar süreci ise oldukça kolay oldu:
"Piyasadaki başka çözümleri araştırmadık. Tedarikçimize güvendik ve WAIDOK, muhasebe süreçlerini ne kadar kolaylaştırdığıyla bizi gerçekten etkiledi."
– Daniel Berdiel Gotor, Bilgi Teknolojileri Sistemleri Müdürü, Fundación Rey Ardid (İspanya)
WAIDOK Nedir?
WAIDOK, Konica Minolta'nın kurumlara ait tüm veri ve dokümanları tek bir platformda toplamak, düzenlemek ve güvenli şekilde saklamak için geliştirdiği doküman yönetim çözümüdür.
- Doküman yaşam döngüsünün uçtan uca yönetimi:
- Otomasyon:
- Güvenlik ve mevzuata uyumluluk:
- Verimli iş birliği:
Kolay Kurulum ve Kesintisiz Destek
Uygulama süreci, Fundación Rey Ardid, Konica Minolta ve Acesa'nın iş birliğiyle yürütüldü. Özelleştirme oturumları, teknik uyarlamalar ve kullanıcı eğitimleri sayesinde sorunsuz bir geçiş süreci sağlandı.
Kuruluşun öne çıkardığı başlıca avantajlar şunlardır:
- Teknik destek ekibinin erişilebilir ve yakın iletişim anlayışı
- Sürekli ve kesintisiz destek
- Özelleştirme süreçlerinde ortak çalışma yaklaşımı
- Sistemin devreye alınmasının ardından herhangi bir sorun yaşanmaması
Elde Edilen Sonuçlar
- Kâğıt kullanımının azaltılması ve süreçlerin tamamen dijitalleşmesi: Faturalar artık e-posta yoluyla alınıyor veya doğrudan Konica Minolta cihazları üzerinden dijital ortama aktarılıyor. Bu sayede fiziksel arşivleme ihtiyacı ve belge işleme süreleri önemli ölçüde azalıyor.
- Bilgilere saniyeler içinde erişim: WAIDOK, dokümanların sınıflandırılmasını ve hızlı bir şekilde bulunmasını kolaylaştırarak kuruluşun 4.000'den fazla tedarikçisini etkin biçimde yönetmesini sağlıyor.
- Daha hızlı muhasebe süreçleri: Finans departmanı, süreçlerde belirgin bir iyileşme yaşandığını şu sözlerle ifade ediyor: "Muhasebe süreçlerinde çok önemli bir hız ve çeviklik kazandık."
- Baskı altyapısıyla sorunsuz entegrasyon: Konica Minolta/WAIDOK çok işlevli cihaz (MFP) iş akışı, doküman işleme süreçlerini tamamen sadeleştirerek daha verimli hale getirdi.
- Yüksek kullanılabilirlik ve kullanıcı memnuniyeti: Ekipler çözümü kısa sürede benimsedi. "Kullanım kolaylığı gerçekten çok iyi. Bilgiler düzenli bir şekilde yönetiliyor ve çalışma süreçlerimiz çok daha çevik hale geldi."
– Daniel Berdiel Gotor, Bilgi Teknolojileri Sistemleri Müdürü, Fundación Rey Ardid (İspanya)
Daniel Berdiel Gotor
Daniel Berdiel Gotor Bilgi Teknolojileri Sistemleri Müdürü, Fundación Rey Ardid, İspanya
"Konica Minolta, Acesa ve Rey Ardid arasındaki iş birliği sayesinde bize gerçekten büyük katkı sağlayan bir çözüme kavuştuk. WAIDOK, özellikle finans departmanı için iş süreçlerimizi önemli ölçüde kolaylaştırdı."
İlişki ve Gelecek
Proje, kurum içinde dijital dönüşüm açısından örnek bir uygulama haline gelme potansiyeli taşıyor. WAIDOK şu anda Finans Departmanı'nda kullanılıyor olsa da gelecekte diğer departmanların da kendi ihtiyaçları doğrultusunda bu çözümü kullanması planlanıyor.
"Diğer departmanlar süreçlerimizin ne kadar iyileştiğini gördüklerinde, bu çözümü onlar da mutlaka kullanmak isteyecekler."
Fundación Rey Ardid, WAIDOK'u hayata geçirerek dijital dönüşüm yolculuğunda önemli bir adım attı. Sonuç olarak; daha yüksek verimlilik, daha az kâğıt kullanımı, daha hızlı süreçler ve kurum genelindeki dijitalleşme çalışmalarını destekleyecek güçlü bir altyapı oluşturuldu.
Müşteri Başarı Hikâyesinin Özeti
Challenge
- Eliminate paper
- Manage more than 1,000 invoices per month
- Reduce search times
- Increase productivity in the finance department
Solution
- Implementation of Waidok as a document manager
- Integration with Konica Minolta multifunctional devices
- Intelligent digitalization and classification
- Automation of accounting flows
Advantages
- Elimination of physical archiving
- Streamlined accounting
- Orderly and accessible information
- Increased user satisfaction
- Solid basis for expansion to other areas