Dijital personel dosyası ve sözleşme yönetimi
Dijital personel dosyası ve sözleşme yönetimi
Seeburger için dijital personel dosyası ve sözleşme yönetimi çözümü
Seeburger Bulgaria, işletmelere yönelik en iyi entegrasyon platformlarından birini sunan, Alman kökenli bir yazılım şirketidir.
Şirket, işletmelerin iş süreçlerini dijitalleştiren ve daha verimli hale getiren iş entegrasyon çözümleri geliştirir.
Yaklaşık 35 yıl önce Almanya’da kurulan SEEBURGER, bugün dünya genelinde 15 sektörde, 50’den fazla ülkede binlerce müşteriye hizmet veren önde gelen iş entegrasyon sağlayıcılarından biridir.
Şirketin Bulgaristan temsilciliği 1999 yılında kurulmuş olup, bugün 250’den fazla çalışanı bulunmaktadır.
Seeburger, aldığı çok sayıda ödül ve başarı belgesiyle istikrarlı büyümesini sürdürmektedir.
Svetlana Bovianski
Vekil, Seeburger Bulgaristan
“İş ortağımız Konica Minolta Bulgaria ile birlikte başarıyla hayata geçirdiğimiz M-Files platformu sayesinde, şirket sözleşmeleri ve iş hukuku belgelerinin işlenmesi ve saklanması süreçlerini kademeli olarak optimize ettik.”
Zorluk
İK departmanlarında artan bilgi karmaşası eğilimi, giderek daha fazla şirkette görülüyor. İnsan kaynakları ekipleri, belgelerin kolay ve otomatik işlenmesini sağlayan bir sürecin eksikliğinden dolayı; arama, hazırlama, onaylama ve koordinasyon işlemlerinde değerli zaman kaybı yaşıyor.
İK uzmanlarının karşılaştığı en büyük zorluklardan biri, iş sözleşmelerinin başarılı bir şekilde dijitalleştirilmesidir.
Manuel sözleşme ve personel dosyası yönetimi, önemli ölçüde zaman ve kaynak gerektiren bir süreçtir.
Bu nedenle birçok şirket, otomatik belge işleme sistemleri ve bilgilerin saklandığı tek bir merkezi dijital sistem oluşturarak bu süreçleri optimize etmeye yöneliyor.
Seeburger Bulgaria’nın Konica Minolta ile dijital personel dosyası çözümü talebinin başlıca nedenleri:
- Kağıt sözleşmelerin ve personel belgelerinin yönetimi süreçleri karmaşık hale getiriyor ve zaman kaybına neden oluyordu.
- Belgelerin fiziksel olarak el değiştirmesi, hem zaman hem de kurye hizmeti maliyetlerini artırıyordu.
- Çalışanlardan belgelerin toplanması yavaş ve zahmetli ilerliyordu.
- Teslim ve onay sürelerinin takibi güçleşiyordu.
- Net bir kayıt sistemi ve süreç şeffaflığı eksikliği, belge kaybı ve veri hataları riskini artırıyordu.
Çözüm
Seeburger Bulgaria, Konica Minolta ile olan başarılı iş birliğine 2020 yılında yazıcı optimizasyonu projesiyle başladı.
2022 yılında ise Konica Minolta ekibi, iş akışlarının dijitalleştirilmesi konusundaki potansiyeli gösterdikten sonra, şirket sözleşme yönetimi süreçlerini otomatikleştirmeyi ve dijital personel dosyalarını uygulamaya almayı kararlaştırdı.
Yeni sözleşme yönetimi çözümü, Seeburger Bulgaria ekibine her bir sözleşmenin yaşam döngüsünü daha etkin, güvenilir ve hızlı bir şekilde yönetme olanağı sağladı.
Bu sayede şirket:
- İzlenebilirliği artırdı
- Manuel belge işleme ihtiyacını ortadan kaldırdı
- Kurye hizmeti maliyetlerini büyük ölçüde azalttı.
Ayrıca, ekiplerin ve uzaktan çalışan personelin belge ve bilgilere hızlı erişimini sağlamak için etkileşimli bir dijital arşiv oluşturuldu.
Seeburger Bulgaria, çalışanları için dijital personel dosyaları oluşturdu. Bu sistem, belgelerin imzalanması ve taraflar arasında paylaşılmasını büyük ölçüde kolaylaştırdı.
Ek olarak:
- Dosyalara yeni belgelerin kolayca eklenmesi,
- Çalışanların iş koşulları değiştiğinde bilgilerin otomatik olarak güncellenmesi,
- Belgelerin ve eklerinin otomatik oluşturulması gibi avantajlar sağlandı.
Ayrıca, M-Files platformunun Evrotrust nitelikli elektronik imza çözümüyle entegrasyonu sayesinde, çalışanlar belgeleri telefonları üzerinden elektronik olarak imzalayabiliyor.
Avantajlar
- Belge işleme süresi ve kurye maliyetlerinde önemli azalma
- Belge kaybı riskinin minimize edilmesi, sistemde her zaman güncel versiyonlarla çalışma
- Manuel belge işlemlerinin ve insan hatalarının azaltılması
- Güvenli dijital arşiv sayesinde belgelerin kolay ve hızlı aranabilmesi ile paylaşımı
- Net sorumluluklar ve teslim tarihleriyle tanımlanmış dijital onay süreçleri
- Hızlı, kolay ve güvenli elektronik imza olanağı