Gerçek Anlamda Dijital Bir Çalışma Ortamı: Uzaktan Çalışmayı Sorunsuz Ve Güvenli Hale Getiren, BT Verimliliğini Artıran Çözüm

Gerçek anlamda dijital bir çalışma ortamı: Uzaktan çalışmayı sorunsuz ve güvenli hale getiren, BT verimliliğini artıran çözüm

17 deneyimli ve yüksek nitelikli çalışana sahip Sporrong & Eriksson Revisionsbyrå AB, İsveç’in Kalmar kentinde faaliyet gösteren bir denetim firmasıdır. Ülkenin güneydoğusundaki bu bölgeye köklü bir şekilde bağlı olan şirket, 600’den fazla KOBİ müşterisine en yüksek düzeyde profesyonel denetim hizmetleri sunmakta ve bunu kişisel, birebir müşteri yaklaşımıyla birleştirmektedir. Dijitalleşmenin sunduğu olanakları müşterilerinin hizmetine sunmak, Sporrong & Eriksson için kuruluşundan beri temel bir hedef olmuş; bu vizyon, şirkete “Yılın Geleceğin Ajansı 2017” ödülünü kazandırmıştır.

Konica Minolta ile birlikte, şirket dijitalleşme yolculuğunda cesur bir adım atmaya karar vermiştir.

İşin kişisel olduğu yerde, zaman paradır ve güvenlik her şeydir

2000 yılında kurulan Sporrong & Eriksson, bugün Kalmar’ın lider muhasebe firması konumundadır. Bu başarıyı, çalışmalarında koşulsuz profesyonellik anlayışını benimseyerek ve kişisel müşteri ilişkileri sayesinde rakiplerinden ayrılarak elde etmiştir.

Müşterilerinin yanında olmak, firma stratejisinin temel bir parçasıdır. Bu nedenle çalışanlar, zamanlarının önemli bir kısmını müşteri sahalarında veya yolda geçirir. Dolayısıyla uzaktan çalışmayı mümkün kılan bir BT altyapısı, Sporrong & Eriksson için sadece “iyi olurdu” değil, iş modeli açısından hayati bir gerekliliktir.

Zamanın tek ürün olduğu bir işte, kullanılan BT çözümünün kesintisiz çalışması ve tam güvenilirlik sağlaması şarttır. Aynı zamanda işlenen verilerin gizliliği nedeniyle çözümün en yüksek güvenlik standartlarını karşılaması gerekmektedir.

Şirketin dört sahibinden biri olan Håkan Sporrong, bunu şöyle açıklıyor:

“Hem bizim hem de müşterilerimizin zamanı çok değerli, bu yüzden çalışma şeklimizi destekleyen bir sisteme ihtiyacımız vardı. Çevik olmalıydık ama aynı zamanda son derece korunmalıydık.”

Sorunsuz, güvenli ve zahmetsiz bir BT altyapısının kurulumu

2011’den bu yana Sporrong & Eriksson’un güvenilir uzun dönemli iş ortağı olan Konica Minolta, bu dijital dönüşüm adımı için öncelikle kapsamlı bir analiz ve danışmanlık süreci yürüttü.

Mevcut lokal sistem tabanlı çözüm, artık firmanın beklentilerini karşılamıyordu.

Yeni sistemin;

• Sunucudan iş istasyonlarına kadar her zaman güncel,
• En üst düzey güvenlik standartlarını karşılayan,
• 7/24 kesintisiz çalışabilen
• Aynı zamanda personeli BT operasyonel yüklerinden olabildiğince kurtaran bir çözüm olması gerekiyordu.

Örneğin geçmişte çalışanlar, yedekleme işlemlerini mesai sonrası manuel olarak yapmak zorundaydı.

Müşteri verileri üzerinde ofis dışından çalışırken, dosyaları önce sistemden dışa aktarmak, sonra tekrar geri yüklemek gerekiyordu — bu da ekip çalışmasını oldukça zor ve hantal hale getiriyordu.

Ayrıca Sporrong & Eriksson, dış destek hattı (helpdesk) ve yeni iş istasyonları sağlayacak bir iş ortağı da arıyordu.

Bu gereksinimleri karşılamak için Konica Minolta, Remote Care Workplace Premium adlı tek noktadan BT çözümünü devreye almayı önerdi.

Arka planda sistemler artık Konica Minolta’nın yüksek güvenlikli veri merkezinde çalışıyor ve böylece maksimum erişilebilirlik ve güvenilirlik sağlanıyor.

Yedeklemeler otomatik ve periyodik olarak gerçekleştiriliyor; bu sayede veri kaybı riski en aza iniyor ve çalışanlar tekrarlayan bu zahmetli görevden tamamen kurtuluyor.

Antivirüs koruması en yüksek düzeyde tutuluyor ve her zaman güncel kalıyor.

Çalışanlara yeni dizüstü bilgisayarlar sağlanırken, tüm işletim sistemleri ve uygulamalar Konica Minolta tarafından sürekli güncel tutuluyor.

Ayrıca, deneyimli uzmanlardan oluşan 7/24 hizmet veren bir yardım masası, her türlü sorunun hızlıca çözülmesini sağlıyor.

Sonuç olarak Konica Minolta, firmanın dış BT departmanı rolünü üstlenmiş durumda.

Zorlu bir başlangıç noktasında başarılı uygulama

Sporrong & Eriksson için, sistem geçişi sırasında çalışanların müşterilere hizmet vermeye kesintisiz devam etmesi kritik öneme sahipti.

Ayrıca denetim firması olarak şirket, sektöre özgü pek çok özel yazılım kullanıyordu.

Konica Minolta’nın, bu uygulamaların yeni sisteme sorunsuz şekilde entegre edilmesini ve uzaktan erişim yeteneklerinin eksiksiz çalışmasını sağlaması gerekiyordu.

Konica Minolta uzmanlarının yüksek düzeyde adanmışlığı, deneyimi ve profesyonelliği, projenin başarısında belirleyici oldu.

“Uygulamayı gerçekleştiren ekip son derece profesyoneldi ve gerçekten yüksek beceriye sahip olduklarını hissettik. Herhangi bir sorun çıktığında, Konica Minolta süreci büyük bir saygıyla ve hızla yönetti,”

diyor Håkan Sporrong.

Sonuçtan büyük memnuniyet duyan Sporrong ekliyor:

“Artık ofiste, evde veya müşteride olmamız fark etmiyor — tüm programlara, dosyalara ve uygulamalara aynı şekilde erişebiliyoruz. Konica Minolta’nın sunduğu hizmetten son derece memnunuz.”

Dijitalleşme yolculuğunda birlikte ilerlemek

Remote Care Workplace Premium çözümünün uygulanması, Sporrong & Eriksson’un dijitalleşme vizyonunu gerçeğe dönüştürmesinde önemli bir sıçrama yarattı.

Ancak bu yalnızca bir başlangıç:

Konica Minolta ile birlikte tamamen kağıtsız ofis ve müşterilerle dijital iş akışları hedefleyen yeni projeler şimdiden planlanmaya başlandı.