Zaman tasarrufu sağlayan ve denetim standartlarıyla uyumlu dijital belge işleme

Stadtreinigung Leipzig – Konica Minolta ile dijital arşivleme ve belge yönetimi dönüşümü

Leipzig Belediye Temizlik Dairesi (Stadtreinigung Leipzig), bir zamanlar bilgi ve evrak yığınlarıyla dolup taşan bir kurumdu. Ancak artık, Konica Minolta sayesinde tüm lokasyonlara özel gelen mektupları, faksları ve e-postaları yöneten ve bunları dijital olarak arşivleyen bir belge yönetim sistemi (DMS) kullanıyor. Bu çözüm yalnızca iş akışlarını optimize etmekle kalmadı, aynı zamanda çalışanların üzerindeki yükü azalttı ve müşteri hizmetlerinin kalitesini artırdı.

Müşteri odaklılık ve çalışma koşullarında iyileşme

Stadtreinigung Leipzig, Leipzig Belediyesi’ne bağlı bağımsız bir kentsel atık yönetimi kuruluşudur ve TÜV (Alman Teknik Denetim Kurumu) tarafından sertifikalandırılmıştır.

Yaklaşık 800 çalışanı bulunan kuruluşun temel görevleri;

• atık toplama ve bertarafı,
• sokak temizliği,
• kış aylarında kar küreme ve buz çözücü çalışmaları,
• eski çöplük alanlarının rehabilitasyonu
• ve kentsel yeşil alanların bakımıdır.

Bu hizmetlerin yürütülmesi, son derece etkin bir organizasyon yapısı gerektirir. Zira Leipzig’de yaklaşık 530.000 kişi yaşamaktadır ve şehir 300 km²’lik geniş bir alanı kapsamaktadır.

Artan operasyonel yük nedeniyle, mevcut arşiv sistemi sürekli genişlemek zorunda kaldı. Günümüzde kurumun yaklaşık 70.000 dosyası bulunduğu tahmin ediliyor. Bu kadar çok dosyanın güncellenmesi ve hızlı erişilebilir hale getirilmesi gittikçe zorlaşıyordu. Çalışanlar gerekli belgeleri birimden birime taşımak zorunda kalıyor, dosyalar arasında arama yapmak giderek daha uzun sürüyordu.

Bu durum, vatandaşlara sunulan hizmetleri de “müşteri dostu olmaktan” uzaklaştırıyor, çünkü bir vatandaşın talebine yanıt verilmeden önce ilgili belgelerin fiziksel olarak bulunması gerekiyordu.

Belge yönetimi sayesinde çok daha verimli süreçler

Müşteri memnuniyetini artırmak ve çalışma koşullarını iyileştirmek amacıyla Stadtreinigung Leipzig, Konica Minolta ile birlikte ayrıntılı bir gereksinim listesi hazırladı.

Buradaki öncelikler arasında:

• önerilen yazılımın MS Office uygulamalarıyla sorunsuz entegrasyonu,
• mevcut dosya yapısının dijital ortamda birebir yeniden oluşturulabilmesi yer aldı.

Kapsamlı bir test aşamasının ardından, Leipzig Temizlik Dairesi tüm gereksinimlerini kolaylıkla karşılayan Konica Minolta DMS çözümünü seçti. Kullanıcılar tarafından da hızla benimsenen sistem, hem kolay kullanımı hem de performansıyla beğeni topladı.

İş akışıyla entegre dijital posta yönetimi

Artık gerekli tüm belgeler taranıyor ve dijital formata dönüştürülüyor. Dijital kopyası bulunmayan yeni belgeler de taranarak sisteme ekleniyor.

Tüm kayıtlar daha sonra indeksleniyor.

Microsoft Dynamics NAV arayüzü sayesinde, belge numarası gibi önemli bilgiler anahtar kelime olarak kaydedilebiliyor. Bu da:

• belgelerin düzenli bir şekilde depolanmasını,
• bilgiye ulaşma süresinin kısalmasını,
• ve arama işlemlerinin çok daha kolay hale gelmesini sağlıyor.

Konica Minolta’nın DMS çözümü ayrıca gelen posta iş akışını da düzenliyor.

Yazılım, işlenen tüm lokasyon bazlı mektupları, faksları ve e-postaları otomatik olarak arşivliyor.

Bunun yanı sıra, varsa ilgili ücret bilgilerini de otomatik olarak kaydediyor ve gerekirse kopya olarak yeniden gönderilmesini sağlıyor.

Bu dönüşümle birlikte Stadtreinigung Leipzig, hem denetim standartlarına tam uyumlu bir belge arşivleme sistemine sahip oldu hem de operasyonel verimliliğini ve hizmet kalitesini önemli ölçüde artırdı.

Çalışanlar üzerindeki yük azaldı

Artık çalışanlar, tüm Office belgelerini (Word, Excel vb.) doğrudan uygulama içinden arşivleyebiliyor ve Windows Explorer üzerinden dijital fotoğraflar ile diğer dosyaları kolayca belge yönetim sistemi arşivine kaydedebiliyor.
Tüm belge sürümleri, denetim standartlarına ve yasal gerekliliklere uygun şekilde saklanıyor.

Bugüne kadar sistemde 780.000’den fazla belge yönetildi.

Sistemin devreye alınması, kurum içi iş akışlarını da önemli ölçüde geliştirdi.

Stadtreinigung Leipzig Operasyon Müdür Yardımcısı Elke Franz, durumu şöyle açıklıyor:

“Programı aktif olarak kullanan 95 çalışanımız sistemi çok yüksek puanlarla değerlendiriyor. Artık meslektaşlar aynı dosya üzerinde aynı anda çalışabiliyor; bu özellikle farklı departmanlardaki ekipler için büyük kolaylık sağlıyor.”

Optimize edilmiş idari süreçler

Konica Minolta’nın belge yönetim çözümü sayesinde Stadtreinigung Leipzig, idari görevlerini optimize etti ve kağıt yükünü büyük ölçüde azalttı.

Artık tüm belgelere çok daha hızlı erişilebiliyor; ihtiyaç duyulduğunda anında görüntülenebiliyor.

Bu da çalışanların iş yükünü hafifletti ve müşteri hizmetlerini iyileştirdi.

Şu ana kadar 70.000 dosyanın %85’i taranarak dijital ortama aktarılmış durumda.

Kuruluş, önümüzdeki yıllarda da arşivde kalan belgeleri dijitalleştirmeyi sürdürerek tüm kayıtların dijital ortama taşınmasını hedefliyor.

DMS çözümünün başarısı o kadar büyük oldu ki sistem sürekli genişletiliyor.

Örneğin, 2012 yılında her araç için dijital araç dosyaları oluşturuldu.

Ayrıca Konica Minolta DMS çözümü, yakın zamanda fatura alım süreçlerinde ve uzman departmanlardaki çeşitli projelerde de kullanılmaya başlanacak.