Belge İş Akışlarının Optimize Edilmesi
“Gheorghe Asachi” Iași Teknik Üniversitesi
“Gheorghe Asachi” Iași Teknik Üniversitesi (TUIASI), Romanya’nın en eski ve en tanınmış yükseköğretim kurumlarından biridir ve “ileri düzey araştırma ve eğitim üniversitesi” olarak sınıflandırılmaktadır.
Yaklaşık iki yüzyıllık mühendislik, bilimsel ve kültürel eğitim geleneğine sahip olan TUIASI, aynı zamanda yeniliğin de bir simgesidir — son 10 yılda alınan Rumen patentlerinin %65’i bu eğitim kurumu ile bağlantılıdır.
- Romanya teknik üniversiteleri sıralamasında 2. sırada
- Ulusal araştırma sıralamasında 3. sırada
- Romanya üniversiteleri genel sıralamasında 6. sırada
- 11 fakülte ve 21 bölüm
“Konica Minolta ile olan ortaklığımız, üniversitemizin tüm organizasyonel yapılarında belge iş akışlarının bürokrasiden arındırılması ve dijitalleştirilmesi sürecinin başlangıcı oldu. Hedefimiz, Romanya’daki ilk ‘kağıtsız’ üniversite olmak; yani tüm belgelerdeki el imzalarını kaldırıp bunların yerine elektronik imzaları kullanmak.”
“Dijital arşivleme çözümünün uygulanması, kurumumuzdaki belge kayıt süreçlerini büyük ölçüde kolaylaştırdı. Uygulama şu anda çalışanlarımız tarafından yoğun şekilde kullanılmakta; Konica Minolta ekibinden sürekli eğitim ve destek almaktayız. Gelecekte tüm belge iş akışlarının tamamen dijitalleştiği ilk üniversite olmak amacıyla diğer belge yönetim çözümlerini de edinmek istiyoruz.”
Prof. univ. dr. ing. Dumitru-Marcel Istrate
Kaynak Yönetimi Rektör Yardımcıs
Projenin Amacı ve Kapsamı
Üniversitenin kayıt birimi, kuruma giren ve çıkan tüm belgelerin yönetim merkezi konumundadır. Bu bağlamda, projenin temel amacı, üniversite genelinde “kağıtsız” bir ortamın temellerini atmaktı.
TUIASI yönetimi, kurum içindeki kayıt işlemlerini mümkün olduğunca az manuel süreç içerecek şekilde dijitalleştirmeyi hedefledi.
İç İş Akışlarının Dijitalleştirilmesi
Üniversitedeki yüksek belge hacmi, her belgenin karmaşık iş akışı ve pandemi sürecinin yarattığı zorluklar, dijital arşivleme çözümüne olan ihtiyacı artırdı.
Gereksinimler
- Belgelerin tüm kampüslerden tek bir merkezi kayıt noktasında kaydedilmesi
- Kayıtlı belgelerin taranarak arşiv oluşturulması
- Belgelerin izlenebilirliğinin sağlanması
- Kayıtlı belgelerin tekil yedeklenmesi
- Tüm kayıtlı belgelerin elektronik ortamda saklanması
- Merkezi veri depolama sistemi kurulması
Gerçekler ve Rakamlar
- 32 üniversite noktası için 1 merkezi kayıt sistemi
- Bir takvim yılı içinde 50.000’den fazla giriş
- 27 kayıt görevlisi ve 138 kullanıcı
- Yaklaşık 40.000 kayıt numarası verilmiş arşiv belgesi
Zorluk
Yüksek belge hacmi ve çok sayıda kullanıcı
- Pandemi nedeniyle hızla dijitalleşme zorunluluğu
- Üniversite ortamına özgü çalışma kurallarına uyum
- Farklı özelliklere sahip çok sayıda alt kayıt birimi oluşturma ihtiyacı
Çözüm
ELO Professional platformu üzerine kurulu dijital arşivleme çözümünün uygulanmasıyla şu avantajlar elde edildi:
- Belgelerin sorumlu kişilere veya departmanlara dağıtımı, indeks veya içerik kelimelerine göre kolay yönetim ve arama
- Pandemi döneminde tüm belge türleri için dijitalleştirilmiş iş akışları
- Bilgi ve verilerin koordinasyonu, verimliliği ve gizliliği artırmak için entegrasyon
- Gelen ve giden belgelerin kaydı, otomatik kayıt numarası atama veya özel durumlar için numara rezervasyonu
Avantajlar
Tüm kayıtlı belgelere kolay erişim
- Kayıt sürecinde girilen bilgilere göre (numara, tarih, başvuru sahibi, açıklama vb.) , hızlı arama
- Alıcı adreslerine veya kullanıcılara erişim yetkisi atama
- Kayıt biriminden veya diğer kaynaklardan gelen belgelerin yapılandırılmış organizasyonu ve önizleme
- Kayıtlı belgelerin Excel’e aktarımı ve kullanıcı işlem geçmişi takibi