Doküman arşivleme süreci için dijitalleşmenin tüm potansiyelinden yararlanma

Doküman arşivleme süreci için dijitalleşmenin tüm potansiyelinden yararlanma

Telemark Toppidrett Gymnas, elit spor odaklı çalışmak isteyen öğrencilere kapsamlı lise eğitimi sunan özel bir ortaöğretim kurumudur. 40 milyon NOK’un üzerinde net satışa ve yaklaşık 50 çalışana sahip olan okul, birçok açıdan tipik bir Norveç orta ölçekli işletmesidir.

Doküman tarama sürecinin basitleştirilmesi

Telemark Toppidrett Gymnas’ın 250 öğrencisi bulunmaktadır. Okul, her yıl dijital arşiv sistemine 2.500’e kadar fiziksel belge tarayıp arşivlemektedir. Bu sistem, okul tarafından saklanan tüm diğer dijital dokümantasyonu da içerir.

Dijitalleşme, bir sekreterin belgeleri kendisine e-posta olarak taratmasıyla başlamıştır. Belgeler daha sonra e-postadan indirilip arşivleniyordu. Belgeleri doğrudan arşive taramak isteyen okul, işini iyi bilen güçlü bir iş ortağı arayışına girmiştir.

“Dijitalleşmeyi daha verimli bir şekilde kullanmamız gerekiyordu, bu nedenle hâlihazırda çok fonksiyonlu yazıcı ve ofis ekipmanı aldığımız Konica Minolta ile iletişime geçtik. Bu potansiyeli yeterince etkili kullanmamıştık,” diyor Eğitim Başkanı Stian Tangen. Bu gereksinim, belgelerin dijitalleştirilmesiyle ilgili rutin işleri otomatikleştirebilecek daha kapsamlı bir arşiv sistemi üzerine Konica Minolta ile daha yakın bir iş birliği tartışmasına yol açtı. Okul, M-Files kullanmaya karar verdi.

M-Files: Ofis ekipmanıyla entegre kapsamlı arşiv sistemi

M-Files, ofis ekipmanlarıyla yakından entegre çalışan, geniş fonksiyonelliğe sahip bir arşiv sistemidir. Günümüzde sekreter, fiziksel belgeleri doğrudan arşiv sistemine taramaktadır ve işlem burada son bulmaktadır. Bundan sonraki tüm belge işlemleri kontrollü dijital bir süreçte yürütülür.

Tangen şöyle açıklıyor:

“Arka planda belgeleri etiketleyen ve kullanılabilirliğini artırmak için meta veri ekleyen bir vaka yöneticimiz var; böylece belgeleri daha sonra arşive ekliyoruz.”

Okul, yalnızca fiziksel belgeleri değil; dijital belgeleri, tabloları, e-postaları ve benzeri kaynakları da arşivlemektedir. Arşivlemeye değer her şey M-Files’a taşınabilir ve kolay bulunabilmesi için meta verilerle etiketlenebilir.

Gizlilik açısından kontrol ve güvenlik sağlayan bir çözüm

Okul açısından çözümün AB’nin GDPR Direktifi’ni dikkate alması son derece kritik bir unsurdur. M-Files, farklı türde belgeleri saklayan erişim kontrollü “vault” (kasa) yapısı kullanır. Telemark Toppidrett Gymnas halihazırda üç kasa kullanmaktadır: öğrenci, İK ve sözleşmeler.

Tangen:

“Bu kasalara erişim kontrollü ve kullanıcıların erişmemesi gereken bilgilere kolayca erişimini engelleyebiliyoruz. Bu, gizlilik konusunda bize güven veriyor ve sekreterimizin yalnızca fotokopi makinesinin başında durmak yerine daha anlamlı işlere zaman ayırmasını sağlıyor.”

Sistem ayrıca, kullanıcıların hassas verileri yasal süreden daha uzun saklamamasını güvence altına alır.

Tangen şunları ekliyor:

“Öğrenci arşivi ve İK arşivi hassas bilgiler içerebilir, ancak erişim artık kontrol altında. Ayrıca sistem, hassas bilgileri izin verilen süreden daha uzun saklamadığımızdan emin oluyor. GDPR bizim için çok önemli. Bu nedenle tüm bilgilerimizin kontrollü erişime sahip tek bir lokasyonda, açık ve kolay aranabilir biçimde saklanması bize büyük güven veriyor.”

Çalışmayı daha verimli ve güvenli hâle getirmek

Telemark Toppidrett Gymnas’ta herkes, belge yönetim sisteminin eskisine kıyasla çok daha verimli ve güvenli olduğuna inanmaktadır. Çözümün uygulanması süreci de okul için olumlu bir deneyim olmuştur.

Tangen:

“Başlangıçta açılış toplantıları ve atölye çalışmaları yaptık. Bu aşamada Konica Minolta, sistemi kullanacak kişileri projeye dahil etmekte çok başarılıydı, böylece kullanıcılar sistemi sahiplenmiş oldu. Sonuç olarak, son kullanıcılar yeni çözümün sunduğu katma değeri ve işleri nasıl daha basit ve verimli hale getirdiğini hemen fark etti.”

Konica Minolta, geliştirme sürecini uygulama boyunca yönetti ve devreye alma toplantısında çözüm gözden geçirilerek teslim edildi.

“Konica Minolta, projeyi devralıp işletme aşamasına geçerken kendimizi güvende hissetmemizi sağladı,” diyor Tangen.

M-Files artık okulda tamamen operasyonel durumda ve sistemin yeni alanlara nasıl genişletilebileceğini keşfetmek için projeler sürdürülüyor.