Öğrencilerin ilerlemelerine dair daha iyi veri içgörüleri

Öğrencilerin ilerlemelerine dair daha iyi veri içgörüleri

Veri depolama tabanlı yapı ve otomatik raporlama, veri şeffaflığını artırıyor ve manuel veri giriş yükünü azaltıyor

Finlandiya’daki Orta Ostrobothnia Eğitim Federasyonu (Kpedu), temel ve ek mesleki ortaöğretim, hazırlık eğitimi, çıraklık eğitimi ve halk yüksekokulu eğitimi düzenleyen, çok disiplinli ve aktif gelişim odaklı bir eğitim kurumudur. Kpedu aynı zamanda bölgenin ve bölgesel ekonomik faaliyetlerin gelişimine katkıda bulunan bir aktördür ve bölgedeki belediyeler, iş dünyası ve diğer eğitim ve geliştirme kuruluşlarıyla iş birliği yapmaktadır. Kpedu’da tüm eğitim Fince olarak gerçekleştirilir.

Öğrencilerle ilgili bilgiler, eğitimlerinin ilerleyişi ve kendi aktiviteleri de dahil olmak üzere geniş bir bilgi yelpazesini kullanılabilir formatta toplayıp işleyebilmek ve raporlayabilmek için Kpedu; Microsoft Azure kullanılarak veri depolama tabanlı bir yapı oluşturmak ve Microsoft Power BI tabanlı otomatik raporlama kurmak amacıyla Konica Minolta ile çalışmaya karar verdi.

Artık öğrencilerin durumu ve eğitim süreçlerinin ilerleyişi hakkında elde edilen şeffaflığın yanı sıra, raporların veri toplama aşamasının manuel olarak yapılmasına gerek kalmadığı için Kpedu kapasite artışından da faydalanmaktadır.

Orta Ostrobothnia Eğitim Federasyonu, Kpedu: Öğrencilerin ilerlemelerine dair daha iyi veri içgörüleri

Veri depolama tabanlı yapı ve otomatik raporlama, veri şeffaflığını artırıyor ve manuel veri giriş yükünü azaltıyor

Finlandiya’daki Orta Ostrobothnia Eğitim Federasyonu (Kpedu), her yıl beş bin öğrenciye eğitim veren çok disiplinli ve aktif olarak gelişim gösteren bir eğitim kurumudur. Bu faaliyetleri gerçekleştirmek için yüzlerce öğretmen istihdam etmektedir. Kurum; mesleki ortaöğretim temel ve ileri düzey eğitimi, hazırlık eğitimi, çıraklık eğitimleri ve halk yüksekokulu eğitimleri düzenler. Kpedu, operasyonlarını sürekli olarak geliştirmesiyle tanınır ve bölgedeki belediyeler, işletmeler ve diğer eğitim & gelişim aktörleriyle birlikte bölgesel kalkınmaya katkı sağlar.

Mesleki eğitimde veri odaklı yönetim gelişiyor

Mesleki eğitim; veri yönetimi ve veriden yararlanma konuları da dahil olmak üzere birçok açıdan ilerleme kaydetmiştir. Bu nedenle veri odaklı yönetim, yalnızca Kpedu özelinde değil, ülke çapında mesleki eğitim bağlamında gündemdeki önemli bir konudur. Ulusal amaç; mesleki eğitimle ilgili verilerin sistematik olarak dolaşımını sağlamak ve kurumlar arası daha iyi karşılaştırmalar elde etmektir.

Zaten bunun için iyi bir temel oluşturulmuş durumdadır:

• Kurumsal mimarinin kesintisiz performansı,
• Veri sistemlerinin tanımlanması,
• Veri odaklı yönetim süreçlerinin iyileştirilmesi,
• Veri sınıflandırması ve yönetsel anlayış.

Son beş yılda Kpedu, bulut tabanlı bir yapıya ve veri yönetiminin otomasyonuna doğru ilerlemiştir. Hâlihazırda veriler, resmî kurumlar da dahil olmak üzere birçok tarafa otomatik ve elektronik olarak iletilmektedir.

Veri depolama tabanlı bir yapıya geçiş ve otomatik raporlamanın kullanımı

Kpedu, veri odaklı yönetimde bir sonraki adımı atmak istedi. Öğrenciler, eğitim süreçlerindeki ilerlemeleri ve kurum içi faaliyetler gibi geniş kapsamlı bilgiye sahiptir. Bu verilerin toplanması, işlenmesi ve kullanılabilir bir formatta raporlanması gerekiyordu. Ayrıca veri odaklı yönetimin mümkün olabilmesi için kullanıcıların hangi verilere ihtiyaç duyduğunun da bilinmesi şarttı.

Bu doğrultuda Kpedu, tamamen yeni bir tür otomatik raporlama sağlayacak veri depolama tabanlı bir yapıya ihtiyaç duyduğunu belirtti. Mevcut durumda raporlama yalnızca belirli kişiler tarafından yapılmaktaydı; bu yapı otomasyonla yeniden inşa edilmek isteniyordu. Böylece raporlar kişilerden bağımsız hale gelecek, organizasyondaki herkes Kpedu’nun faaliyetlerine ilişkin güncel bilgilere erişebilecekti.

Kpedu’nun uzman BT personeli ve projeye dair net bir vizyonu bulunmasına rağmen personel zamanının tamamı bu işi yürütmeye yetmiyordu.

Projenin çok yönlü hedefleri

Kpedu’nun amacı yalnızca yeni bir ürün geliştirmek değil, aynı zamanda iç veri odaklı yönetim becerilerini yükseltmekti.

Projenin sonucu olarak bir veri modeli ve veri depolama yapısı oluşturuldu; Kpedu bu yapıyı gelecekteki analitik projelerinde kullanabilecektir.

Proje kapsamında:

• Azure veri depolama mimarisinin oluşturulması ve devreye alınması
• Power BI’ın organizasyonel raporlama aracı olarak kullanılması
• Tüm personel tarafından kullanılabilecek otomatik raporların oluşturulması
• Personelin uzmanlık seviyesinin artırılması

Veri odaklı yönetimin uygulanmasında Konica Minolta’nın rolü

Kpedu; güvenilir, veri depolama ve Power BI projelerinde deneyim sahibi, bilgi birikimi yüksek bir iş ortağı arıyordu. Ayrıca çalışmanın çevik (agile) geliştirme yaklaşımıyla yürütülmesini istediler. Çok sayıda teklif arasından Konica Minolta tercih edildi; bunun sebepleri arasında:

• Geniş mimari uzmanlık,
• Doğru uygulama yöntemleri,
• Microsoft ile güçlü iş ortaklığı,
• Alan uzmanlığı yer almıştır.

Uygulama öncesinde Kpedu ve Konica Minolta birlikte planlama yaptı; her iki taraf da ne elde etmek istediğinin farkındaydı. İlk aşama için üç aylık bir anlaşma yapıldı ve bu, toplamda altı aylık bir geliştirme sürecine dönüştü.

Proje danışmanlık modeliyle yürütüldü ve tanımlama aşamasında 5-6 Kpedu çalışanı sürece dâhil edildi.

Geleneksel yöntemlerde bu tür veri depolama çalışmaları yıllar sürebilirken, Konica Minolta’nın çevik modeli sayesinde hedeflere çok daha hızlı ulaşıldı. Raporlama yetenekleri süreç boyunca iş birimi bazlı etaplarla teslim edildi. Proje dört gelişim aşamasıyla ilerledi.

Gelişim dört aşamada hedeflenen yapıyı sağladı

1️⃣ Mevcut verinin modellenmesi ve raporlama gereksinimlerinin belirlenmesi

Kpedu’nun pratik kullanım durumuna göre tasarlandı.

2️⃣ Azure veri depolama yapısının geliştirilmesi

Veri aktarımları, dönüşümleri ve modellemeleri Azure hizmetleriyle otomatikleştirildi.

3️⃣ Raporlama katmanının geliştirilmesi

Power BI tabanlı görselleştirme ve analiz oluşturuldu.

4️⃣ Test çevresinin oluşturulması, kalite kontrol ve üretime geçiş

Operasyonel kullanım doğrulandı.

Uygulamadaki faydalar ve yaygınlaştırma potansiyeli

Projenin ilk aşamasından itibaren Kpedu çalışanları bu tür bir çözümün nasıl oluşturulduğunu öğrenmeye başladı. Konica Minolta’nın uzmanlığı çalışanlara aktarıldı. Artık:

• Benzer projelerde daha büyük roller alabiliyorlar,
• Veri modellemesi yapabiliyorlar,
• İstedikleri raporları kendileri oluşturabiliyorlar.

Otomatik raporlama, öğrenci durumlarına dair güncel görünürlük sağlıyor.

Bu, öğretmenler için kritik, çünkü eğitimsel durum sürekli değişken.

Otomasyon, manuel veri toplama yükünü ortadan kaldırarak daha değerli işlere odaklanma imkânı sunuyor.

Kpedu uluslararası iş birliğine de katıldığından, gelecekte veri odaklı yönetim alanında yeni uluslararası projeler de bekleniyor.

Kpedu, bu projede oluşturulan Azure Power BI sisteminin benzer kurumlar için de bir model olmasını umuyor.