Kağıttan kaçınmak – Faturalama sürecinde alan sorunlarını çözüyor
Tarama hizmetleri yerine belge yönetimi ve elektronik iş akışı

Tupperware’in fatura arşivi değerli alanı kaplıyordu ve çalışanların depolanan bilgilere hızlı erişmesine imkân tanımıyordu, bu nedenle şirket arşivini dijitalleştirmeyi planladı. Bir tarama hizmeti sağlayıcısı ile anlaşmak yerine, Tupperware yasalara uygun bir dijital arşivle entegre bir elektronik fatura işleme sistemi kurmayı tercih etti.

Artık Tupperware hem ofisinde yeniden alan kazanmış durumda hem de faturaları daha hızlı ve herhangi bir yerden işleyebiliyor. Hem fatura bilgileri hem de ilgili belgeler dijitalleştirilebiliyor ve gerektiğinde dosyalar kolayca bulunabiliyor.

Alan tasarrufu ana hedef olarak belirlendi

Tupperware Avusturya’nın temel planı, fatura arşivini dijitalleştirmekti. Çünkü Avusturya yasaları gereği yedi yıl boyunca saklanması gereken faturalar, şirketin bir odasının tamamını kaplıyordu. “Gerekli tarama sürecinin tamamını yasalara uygun şekilde gerçekleştirmesi için bir tarama hizmet sağlayıcısıyla çalışmak oldukça maliyetli olacaktı. Ayrıca bu işlem her mali yıl sonunda yeniden yapılmak zorundaydı,” diyor Tupperware Avusturya Operasyon Müdürü Peter Moser. “Bu yüzden belge yönetim sistemi ile yasal uyumlu dijital arşivlemeyi birleştirerek faturalama sürecini dijitalleştirme fikrini geliştirdik. Böylece tamamen kağıt kullanımından kaçınmayı hedefledik. Sonuç olarak, kağıt arşivimiz her yıl bir muhasebe yılı kadar küçülüyor. Bu da yedi yıl sonunda arşivin tamamen kendiliğinden boşalacağı anlamına geliyor.”

Moser, dijitalleşme sürecinin konumdan bağımsız çalışma, daha hızlı bilgi erişimi ve daha kısa işlem süreleri gibi birçok ek avantaj getirmesini de oldukça olumlu bir yan etki olarak değerlendiriyor.

Doğru tedarikçi seçimi

İlk adım uygun bir tedarikçi seçmekti; Moser üç teklif aldı. Tupperware’in çok fonksiyonlu yazıcıları için zaten tedarikçisi olan Konica Minolta, teklif sürecinde en iyi çözümü sundu. “Diğer iki sağlayıcı bizi dinlemekte isteksizdi ve uygulama planları karmaşık görünüyordu. Buna karşılık, Konica Minolta’nın çözümüne çok hızlı adapte olabildik,” diyor Moser.

Kullanıcı arayüzü sade, hızlı devreye alınabilen ve kolayca özelleştirilebilen bir çözüm istiyordu. Böylece çalışanlar yeni ürünü hızla öğrenip benimseyebilecekti. Konica Minolta, aynı zamanda artan fatura sayısını sorunsuzca yönetebilecek şekilde ölçeklenebilir bir çözüm sundu. Lisanslama modeli de Tupperware’in taleplerine uygundu; çünkü sistem sadece eşzamanlı kullanıcıları sayıyor, ad bazlı lisanslama gerektirmiyordu.

Moser şöyle açıklıyor: “Sistemi sık kullanan dört ana kullanıcı dışında, faturaları onaylamak gibi işlemler için sisteme ara sıra erişen çok sayıda kullanıcı var. Her biri için ayrı lisans gerekseydi, sabit maliyetler hızla artardı. Ancak bu model, maliyet açısından oldukça avantajlı.”

Kapsamlı süreç planlaması şart

Çözüm, Konica Minolta’nın ECM proje ekibiyle birlikte çalışan ilgili personelin katkısıyla esnek bir şekilde kuruldu ve özelleştirildi. Finans ve muhasebe birimlerindeki yöneticiler de kısa hazırlık aşamasında sürece dahil edildi.

Moser, başlangıçta en büyük zorluğun “tam olarak ne istendiğini belirlemek ve bunu sisteme en iyi şekilde aktarmak” olduğunu belirterek şu yorumu yapıyor: “Planlamada bir gün fazla ayırmak, bir gün eksik planlamaktan iyidir.” Bu bağlamda, yapılan çalışmaların Konica Minolta’nın önceden sağladığı bilgilerle birebir örtüştüğünü ve bunun IT projelerinde her zaman görülmediğini vurguluyor.

Sorunsuz kullanıcı deneyimi

İyi planlama sonuç verdi: Temel bir eğitim sonrasında, Windows arayüzüne dayanan sezgisel çözüm tüm kullanıcılar tarafından benimsendi. Artık Tupperware Avusturya’daki herhangi bir tedarikçi, elektronik faturaları genel bir e-posta adresine gönderebiliyor. Faturaların özel bir formatta olması gerekmiyor; standart bir PDF yeterli. Maliyet merkezi yöneticileri, faturaları onaylamaları gerektiğinde e-posta bildirimi alıyor.

Postayla gelen kağıt faturalar ise bu amaçla alınan bir masaüstü tarayıcı ile taranıyor ve dijital faturalarla aynı şekilde işleniyor. Ayrıca Tupperware, hem gelen hem giden faturaları yasalara uygun biçimde arşivlediği için tedarikçilerine elektronik fatura da gönderebiliyor.

Fatura durumuna her an erişim

Fiziksel arşivlerin ortadan kalkmasının yanı sıra Tupperware, fatura durumlarının her zaman ve her yerden görüntülenebilmesi sayesinde arttırılmış şeffaflıktan faydalanıyor.

Moser şöyle açıklıyor: “Eskiden kağıt faturalar işlem durumlarına göre farklı klasörlerde dolaşmak zorundaydı. Şimdi ise tek bir tıklamayla hangi faturaların alındığını, işlendiğini, onaylandığını ve ödendiğini görebiliyoruz.”

COVID-19 pandemisi nedeniyle konumdan bağımsız çalışmanın önem kazandığını belirten Moser, elektronik iş akışının uzaktan çalışmayı büyük ölçüde kolaylaştırdığını söylüyor: “Aksi halde faturaları çalışanlar arasında fiziksel olarak dolaştırmamız gerekirdi. Bu hem verimsiz olurdu hem de faturalar ofiste birikirdi. COVID-19 süreci, esnek iş akışlarının avantajlarını hemen ortaya koydu.”