Bir daha asla KDV iadesini kaçırmayacağız

Bir Daha Asla KDV İadesini Kaçırmayacağız

Groningen, Friesland ve Drenthe bölgelerinde 40’tan fazla lokasyonda faaliyet gösteren WerkPro, geçmişte fatura işleme sürecinde çeşitli zorluklar yaşıyordu. Ancak istihdam organizasyonu ve sosyal yardım vakfı, Konica Minolta’nın gelen faturaların dijital olarak işlenmesine yönelik sistemine geçtiğinden beri, tüm süreç çok daha verimli hale geldi ve en önemlisi artık hiçbir KDV iadesi kaçırılmıyor.

“Fatura işlem süresi %100 oranında iyileşti,” diyor Destek Hizmetleri Ekip Lideri Richard Pronk.

İşe Dönüş Programları ve Sosyal Destek

Her gün 220’den fazla WerkPro çalışanı, düzenli iş piyasasında geçici veya kalıcı olarak çalışamayan 800–900 kişiye destek oluyor. “Birincisi, kişilerin yeniden istihdama katılmasını sağlayan rehabilitasyon ve entegrasyon programları sunuyoruz. İkincisi, engeli veya hastalığı nedeniyle normal bir kariyer sürdüremeyen kişilere destek sağlıyoruz,” diye açıklıyor Pronk.

Farklı Lokasyonlar ve Bütçe Yöneticileri

WerkPro’nun faaliyetleri, ticari mal ve hizmet sunan küçük işletmeler aracılığıyla yürütülüyor. “Örneğin, Groningen’de lojistik, kasa veya depo alanında deneyim kazanabilecekleri ikinci el mağazaları zinciri işletiyoruz. Ayrıca bir pansiyonumuz, bisiklet park yeri üretim tesisimiz ve ahşap ile metal atölyemiz bulunuyor. Bu atölyelerde rustik mobilyalar ve sobalar üretiyoruz.”

Hızlı Fatura İşleme

Otomatik fatura işleme çözümü arayışında olan WerkPro, sonunda Konica Minolta ile tanıştı. “Konica Minolta’nın çözümü, 2008’den bu yana bize sağladıkları ofis sistemleriyle mükemmel uyum içindeydi. Ayrıca, çözüm bütçemize de uygundu. Sonuçta bir vakıf olarak fazla kaynağımız yok,” diyor Pronk.

Web tabanlı uygulama sayesinde fatura süreçleri büyük ölçüde hızlandı:

• Faturalar merkez ofisteki Finans Departmanı’na gönderiliyor.
• Bir çalışan faturayı tarıyor ve Konica Minolta sistemlerindeki OCR yazılımı sayesinde fatura verileri otomatik olarak uygulamaya aktarılıyor.
• İlgili hesaba göre bütçe yöneticileri bilgilendiriliyor.
• Onaylanan faturalar otomatik olarak ERP sistemi (Exact Globe) ortamına iletiliyor.

Verimli Süreçler

Pronk, Konica Minolta’nın dijital fatura işleme çözümünden son derece memnun:

“Bir organizasyon olarak verimlilik düzeyimiz büyük ölçüde arttı. Artık süreçler hakkında anlık bilgiye sahibiz, faturalar doğru kişiler tarafından onaylanıyor ve — en önemlisi — artık hiçbir KDV iadesini kaçırmıyoruz!”

Zorluk

Fatura işlemede verimliliğin artırılması ve süreçlerin daha şeffaf hale getirilmesi

Çözüm

Faturaların dijital olarak işlenmesi için bir ECM (Kurumsal İçerik Yönetimi) sisteminin entegrasyonu

Avantajlar

Net süreç yapıları ve gelen faturaların verimli dijital işlenmesi.