Pandemi döneminde Microsoft 365, birçok kuruluş için büyük bir atılım oldu ve özellikle Microsoft Teams, dijital iş birliği için mükemmel bir araç olarak öne çıktı. Şimdi, bu yeteneği daha da ileriye taşıyarak, bir kurumsal içerik yönetim çözümünü (ECM) Microsoft Teams’e entegre edebilirsiniz. Bu sayede bilgi siloları ortadan kalkar ve kullanıcılar, bilgilerin nerede depolandığından veya nerede çalıştıklarından bağımsız olarak ihtiyaç duydukları bilgilere hızlı ve kolay erişim elde ederler.
COVID-19’un ilk dönemlerinde birçok hükümet “evden çalışma” kısıtlamaları getirdiğinde, kurumlar çalışanlarını neredeyse bir gecede Microsoft 365 gibi bulut tabanlı çözümlere taşıdı. Microsoft Teams gibi hizmetler, çalışanların uzaktan da etkili iletişim ve iş birliği kurmasını sağladı. Günümüzde Microsoft Teams’in dünya genelinde 145 milyondan fazla kullanıcısı bulunuyor.
Ancak, Teams iş birliği açısından mükemmel olsa da, kuruluşlar için hâlâ bilgi yönetimiyle ilgili zorluklar devam ediyor. Özellikle, kullanıcıların iş süreçlerini ve belge odaklı iş akışlarını desteklemek için doğru verilere ve bilgilere doğru zamanda erişebilmesi gerekiyor.
İdeal olarak kullanıcılar, tıpkı Google gibi çalışan bir arama aracıyla:
- Kurumsal depoların tümünde kesintisiz arama yapabilmeli,
- Yapılandırılmış ve yapılandırılmamış tüm bilgileri hızla bulabilmeli,
- İçeriğin nerede saklandığından bağımsız olarak her şeyi tek bir yerde görebilmelidir.
Bir ECM çözümünü Microsoft Teams ile entegre ettiğinizde, kullanıcılar tam da bunu elde eder. Aynı zamanda bu entegrasyon, bilgi güvenliği ve yönetişimini güçlendirir, belge yönetimini düzenler ve regülasyonlara uyumu kolaylaştırır.
“İçeriği sadece ‘yönetmek’ yeterli değildir. Belge veya kaydın doğru sürümüne erişebilme yeteneği kritik öneme sahiptir. İçerik, işletme hedeflerine ulaşmak için kullanılacak şekilde yönetilmelidir.”
— AIIM (Association for Intelligent Information Management)
Bilgiyi kontrol altına alma zamanı
Uzaktan çalışmaya geçişle birlikte kurumlar, özellikle belge depolama ve içerik yaşam döngüsü yönetimi politikaları zayıfsa, Teams’i dosya arşivleme aracı olarak kullanmaya başladılar.
Konica Minolta araştırmasına göre, şirketlerin %66’sında belge depolama hâlâ iyi organize edilmiş durumda değil:
- %9 e-posta eklerine ve yerel sürücülere güveniyor,
- %34 bulutta ama düzensiz paylaşımlara sahip,
- %23 tek bir ağ sürücüsü kullanıyor ancak karmaşık,
- Sadece %33 düzenli bir dosya yapısına sahip.
Bu da şu sorunlara yol açıyor:
- Bilgiye erişim güçlüğü, verimlilik kaybı
- Güncel olmayan belgelerin paylaşılması
- Aynı belgenin tekrarlanarak oluşturulması
- Bilgi yönetişimi ve veri koruma riskleri
M-Files ile akıllı bilgi yönetimi
M-Files ECM, Azure Active Directory üzerinden tek oturum açma (SSO) ile yetkilendirilmiş bilgi erişimi sağlar.
Meta veriye dayalı mimarisi sayesinde hem yapılandırılmış hem de yapılandırılmamış veriler, nerede saklandığından bağımsız olarak doğru bağlamda güvenli şekilde erişilebilir.
Yerleşik yapay zekâ (AI) desteğiyle M-Files:
- Belgeleri analiz eder ve sınıflandırır,
- Bilginin anlamı, değeri ve hassasiyetine göre içgörü sağlar,
- Kişisel verilerin (PII) doğru ve GDPR uyumlu şekilde işlenmesini güvence altına alır.
Basit, kesintisiz ve verimli ECM deneyimi
Bulut tabanlı M-Files ECM, mevcut sistemleri değiştirmeden ya da verileri taşımadan tüm zorlukları çözer.
M-Files:
- Belgeleri tek bir akıllı platformda düzenler,
- Bilgi güvenliğini ve uyumluluğu otomatikleştirir,
- Kullanıcıların bilgiye hızlıca ulaşmasını sağlar,
- Verilerin güncel ve güvenli kalmasını garanti eder.
API tabanlı entegrasyon sayesinde, Teams tek erişim noktası haline gelir.
Kullanıcılar, farklı uygulamalara geçmeden doğrudan Teams üzerinden:
- Her konumdaki kurumsal verilere ulaşabilir,
- Akıllı arama ile gerekli bilgileri saniyeler içinde bulabilir,
- Belgelerin her zaman en güncel sürümünü kullanabilir.
Uzun vadede fark yaratın
M-Files’ı Microsoft 365 ile entegre ederek çalışanlarınızın daha verimli ve üretken olmasını sağlarsınız.
Yeni bir sistem öğrenmeden, alışık oldukları arayüz üzerinden bilgiye erişebilirler.
Aynı zamanda kurumunuz, bilginin politikalar ve regülasyonlara uygun biçimde yönetildiğinden emin olur.
Giderek daha yaygın hale gelen hibrit çalışma düzeninde, M-Files ECM çözümünü şimdi devreye almak, uzun vadede size kolay bilgi erişimi, gelişmiş yönetişim ve akıllı içerik yönetimi gibi büyük avantajlar sağlayacaktır.
