Her Şey Belgelerin Daha Verimli Yönetimiyle Başlar
Kâğıt tabanlı bilgi yönetiminden dijital bilgi yönetimine geçen kuruluşlar, daha verimli süreçlerden ve aynı zamanda kâğıt, baskı ve fiziksel belge depolama maliyetlerinden tasarruf sağlamayı bekleyebilir.
Ancak şirketinizin uygulayacağı her türlü elektronik belge ve veri depolama sisteminde, bilgi varlıklarınızın veri ihlali riskine karşı ve aynı zamanda kendi kullanıcılarınızın yetkisiz erişimine karşı uygun şekilde korunduğundan emin olmanız gerekir.
- Elektronik bilgi yönetimine geçiş aynı zamanda uyumluluk konularını da beraberinde getirir. Dijital bilgi yönetimi çözümünüz kendi tesisleriniz dışında bir yerde bulunuyorsa, çalışanlar, müşteriler ve diğer bireyler hakkında elinizde tuttuğunuz kişisel verilerin (PII) GDPR’ye uygun bir şekilde saklandığından emin misiniz?
- Veri sahiplerinin erişim veya silme taleplerine yanıt vermek için bir süreciniz var mı? Varsa, bu süreç ne kadar sorunsuz işliyor?
- Tüm ilgili kişisel verileri, tüm bilgi ve belge konumlarınızda bulabileceğinizden emin olabilir misiniz?
- Bir veri ihlali durumunda, potansiyel olarak tehlikeye girmiş belgeleri ve kayıtları mevzuata uygun bir süre içinde tespit edip raporlayabilir misiniz?
Eğer uyum sağlayamaz veya yanıt vermek için zorunlu süreler içinde bilgi sunamazsanız, yüksek maliyetli para cezalarıyla karşı karşıya kalabilir, ayrıca itibar kaybı ve müşteri güveninin sarsılması gibi risklerle karşılaşabilirsiniz.
2021 yılında, 130.000’den fazla kişisel veri ihlali bildirildi ve Avrupa Birliği Genel Veri Koruma Tüzüğü’nün (GDPR) ihlalleri nedeniyle kuruluşlara yaklaşık 1,1 milyar Euro tutarında ceza kesildi.
Risk Ve Uyumlulukta Daha Akıllı Dijital Yönetim
Konica Minolta çözümleri, dijital bilgileri ve bunlarla ilişkili riskleri daha kolay yönetmenize ve düzenlemelere daha hızlı uyum sağlamanıza yardımcı olur.
Dijital bilgi yönetimi hizmetlerimiz, kullanıcı erişimini meta veriye dayalı izinlerle kontrol etmenizi ve ek veri koruması için yazdırma ve kopyalama kuralları belirlemenizi sağlar. Çözümlerimiz, her zaman hangi bilginin, kim tarafından ve ne zaman değiştirildiğini bilmenizi sağlayan tam bir sürüm geçmişi ve denetim izi tutar. Ayrıca, düzenlemelerle veya kendi politikalarınızla uyumlu otomatik veri saklama kuralları da belirleyebilirsiniz.
Verilerinizi saklamak için bilgi yönetimi çözümlerimizi kullandığınızda, dosyalarınızı ve belgelerinizi ihlallere ve yetkisiz erişimlere karşı korumaya yardımcı olan uçtan uca şifrelemeden yararlanırsınız. Seçtiğiniz Konica Minolta çözümüne bağlı olarak, sistem şirket içinde veya bulutta devreye alınabilir. Bulut hizmetleri, Avrupa’daki güvenli GDPR uyumlu veri merkezlerinden sağlanır; böylece verileriniz ve uygulamalarınız üzerinde daima kontrol sahibi olarak yüksek seviyede veri egemenliği elde edebilirsiniz. Ayrıca, çözümlerimizin ve tesislerimizin GDPR ve diğer ilgili düzenlemelerdeki değişikliklerle uyumlu kalmasını da sağlıyoruz.
Çözümlerimiz aynı zamanda GDPR kapsamındaki kişisel veriler (PII) ve veri sahibi haklarıyla ilgili süreçlerdeki manuel iş yükünü önemli ölçüde azaltmak için tasarlanmıştır. Böylece temel yasal yükümlülüklerinizi daha verimli ve güvenle yerine getirebilirsiniz.
Erişim Hakkı
Tüm veri depolarınızı hızlı ve kolay bir şekilde arayarak, bir kişiyle ilgili tüm belgeleri bulabilir, saklanan ve işlenen kişisel veriler (PII) hakkında rapor oluşturabilir ve bunların nerede bulunduğunu görebilirsiniz
Unutulma Hakkı
Veri Koruma Görevlisi tarafından bir kişinin kişisel verilerinin (PII) silinmesini sağlamak için PII raporunu kullanın. Silme işleminin ardından, ilgili tüm verilerin kaldırıldığını doğrulamak için raporu tekrar çalıştırın.
Veri Taşınabilirliği Hakkı
Bir kişi hakkında elinizde bulunan tüm verileri toplamak ve başka bir ortama aktarılmak üzere ilgili kişiye iletmek için PII raporunu kullanın
İhlal Bildirimi Sağlama Yükümlülüğü
Kuruluşunuzun bir veri ihlaline uğradığını düşünüyorsanız, çözümlerimiz PII içeren etkilenen tüm kayıtlarla ilgili raporlamayı oluşturmanıza yardımcı olur. Bu raporlar, zorunlu 72 saatlik bildirim süresi içinde hem yetkililerle hem de ilgili kişilerle paylaşılabilir.
Veri Sızıntısı
Depolarınızı gerçek zamanlı olarak izleyerek orada bulunmaması gereken kişisel bilgileri tespit edin. Örneğin, kredi kartı numaraları son kullanıcı mesajlaşma hizmetlerinde (e-posta gibi) saklanmamalıdır. Böyle bir durum tespit edildiğinde, hızlı düzeltici aksiyon alabilirsiniz.
UYUMLULUK VE RİSK YÖNETİMİ ÇÖZÜMLERİMİZİN AVANTAJLARI
Veri ve bilgi varlıklarının doğru şekilde korunduğuna dair artan güven
Dijital bilgi güvenliği ve risk yönetimi için geliştirilmiş prosedürler
Uyumluluk için akıllı ve verimli otomasyon
AB merkezli depolama: Verilerinizin asla yabancı ülke yasalarına tabi olmamasını sağlar
Sık Sorulan Sorular
Veri koruma ve veri güvenliğinin temelleri
Birçok işletme için bilgi yönetimi hâlâ devam eden bir süreçtir. İş dünyasında dijitalleşmenin durmaksızın ilerlemesine rağmen, bu sürecin tamamlanmasına hâlâ çok yol vardır. Özellikle KOBİ’ler için gerçeklik, dönüşümlerin parçalı bir şekilde ilerlediği ve içerik yönetimi süreçlerinin kâğıt tabanlı ve dijital süreçlerin bir karışımı olmaya devam ettiğidir. İster faturalar, ister sözleşmeler, ister çalışan bilgileri olsun – ofis işlerinin büyük bir kısmı hâlâ kâğıt üzerinde yürütülmektedir.
Şirketiniz için veri koruma ve veri güvenliğinin temelleri hakkında daha fazla bilgi edinin ve e-Kitabınızı indirin!
Önleyici koruma ve gerekli hassasiyet
BT güvenliği yalnızca verileri korumakla kalmaz; aynı zamanda iş süreçlerini, ticari sırları, itibarı ve güveni de güvence altına alır. Ancak, giderek daha fazla iş sürecinin ve alanın birbirine bağlanması ile teknolojik gelişmelerin artması nedeniyle karmaşıklık sürekli yükselmektedir. Bu da, şirketlerin ne kadar iyi konumlandıklarını ve mevcut güvenlik sistemlerinin amaçlarına hâlâ tam olarak hizmet edip etmediğini değerlendirmelerini zorlaştırmaktadır.
BT ve bilgi güvenliği hakkında daha fazla bilgi edinin ve kullanım senaryonuzun kopyasını indirin!
UYUMLULUK VE RİSK YÖNETİMİ ÇÖZÜMLERİMİZ
DAHA FAZLA
Veri güvenliği: KOBİ’ler şirket verilerini nasıl korur
Veri hacminin patlama düzeyinde arttığı günümüzde, KOBİ’ler şirket ve üretimle ilgili verilerini mümkün olan en iyi şekilde korumalıdır.
Bu bağlamda dikkat edilmesi gereken noktaları burada bulabilirsiniz.