YÖNETİŞİM, RİSK YÖNETİMİ VE İÇ KONTROLLER

Şeffaflık, güven ve hesap verebilirlik üzerine iş yapmak

Basit bir el sıkışmadan karmaşık bir sözleşmeye kadar, iş dünyası her zaman güven ve karşılıklı anlayış temelinde inşa edilmiştir. Yasalar ve düzenlemeler geliştikçe, iş ortamının hızı, dinamizmi ve karmaşıklığı da artmıştır. Bunun sonucunda, etik ve güvenilir iş uygulamalarına ve sağlam yönetişim süreçlerine duyulan ihtiyaç her zamankinden daha önemli hale gelmiştir.

Sorumlu ve etik iş uygulamalarını işimizin merkezine koyuyoruz

Sürdürülebilir ve etik iş yapma anlayışımız sayesinde, ekonomik, çevresel ve sosyal değeri eşit ölçüde yaratmayı hedefliyoruz. Amacımız, iş büyümesini sürdürürken çevresel ve toplumsal sorunları çözmek için çalışan bir şirket olmaktır.

Kurumsal yönetişim

Kuruluşumuzun ayrılmaz bir parçası olan kurumsal yönetişim, işimizi etkin, verimli ve iç-dış düzenlemelerle uyumlu şekilde yürütmemizi sağlar. Kurumsal yönetişimimiz:

• Yeterli bilgi ve iletişimi,
• İşin yürütülmesi için etkili politika ve prosedürleri,
• Yetkilerin net dağılımını,
• Etkili ve verimli denetimi,
• Şeffaf ve başarılı pan-Avrupa yönetim yapısını güvence altına alır.

Bu yapı şunları kapsar:

• Yönetimi ve organizasyonları iş hedeflerine ulaştıran iç kontrol sistemi,
• Zorlu küresel iş ortamında güvenle yol almamızı sağlarken fırsatları da gözeten risk yönetim sistemi,
• “İyi bir kurumsal vatandaş” olmamızı sağlayan uyumluluk yönetim sistemi.

Güçlü ve şeffaf yönetişim sayesinde, sürdürülebilir ve sorumlu iş uygulamalarını hayata geçiriyor, böylece sosyal sorumluluklarımızı yerine getiriyor ve çevresel hedeflerimize ulaşıyoruz.

İş yürütme çerçevemiz

Değişen ekonomik, politik ve sosyal ortamda iş yürütme çerçevemizi; güçlü bir politika ve prosedür sistemi oluşturur. Bu çerçeve şunları içerir:

• İnsan Hakları Politikası
• Tedarikçi Davranış Kuralları
• Yapay Zekâ Politikası
• Kara Para Aklamayı Önleme Politikası
• Yolsuzluk/Dolandırıcılık Önleme Politikası
• İhbarcı Politikası
• İş Sağlığı ve Güvenliği Politikası
• Veri koruma ve GDPR politikası

Buna ek olarak, etkin ihracat kontrol prosedürleri geçerli yaptırım ve ambargolara uyum sağlamamızı garanti eder.

Şeffaf ve hesap verebilir iş yönetimi

İşlerimizi etkin bir raporlama sistemi ve kapsamlı, verimli toplantı yapısı temelinde izliyor ve yönetiyoruz:

• Ulusal İşletme Şirketleri (NOC) ve Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH düzeyinde yerel yönetim toplantıları, küme veya “sanal NOC” düzeyindeki bölgesel toplantılarla desteklenmektedir.
• Ana Ülke Toplantıları kapsamında pan-Avrupa tartışmaları,
• Yönetim Kurulu Toplantıları ve Avrupa Yönetim Konferansları yürütülmektedir.

Yeterli yetkilendirme politikaları ve yönergeleri, karar alma sürecinin açık ve şeffaf olmasını, gerekli tüm tarafların dâhil edilmesini ve kararların doğru kişiler tarafından doğru zamanda alınmasını sağlar.

Avrupa’daki Konica Minolta iştiraklerinin neredeyse tamamında çoğunluk hissedarıyız veya sahibiyiz. Hissedar hak ve yükümlülüklerimizi doğru şekilde yerine getirmek için ilgili Avrupa iştiraklerinin tüm yönetim kurullarında temsil ediliyoruz. Görevler ve yükümlülükler, iştirakler ve Avrupa genel merkezi arasında iş birliği içinde yürütülmektedir.

Önce uyumluluk

“Önce uyumluluk” yaklaşımı, CEO’muz Tom Taiko’nun (ve önceki CEO’ların) net talebidir.

Uyumluluk, iş yapma biçimimizin ve paydaşlarımızla ilişkilerimizin doğal bir parçasıdır. Hukuki ve düzenleyici gelişmeleri, olası zorlukları ve sorunları sürekli olarak yakından takip ediyoruz. Bunu şu yollarla gerçekleştiriyoruz:

• Üç aylık uyumluluk raporlamaları,
• Her bir iştirakimizde uyumluluk sorumlusu kişilerden oluşan güçlü bir ağ,
• Konica Minolta Inc. Kurumsal Uyum Grubu ile yakın iş birliği,
• Amerika, APAC ve Avustralya Bölgesel Uyum Koordinatörleri ile düzenli bilgi alışverişi.

Yıllık olarak tamamlanması zorunlu olan kapsamlı çevrimiçi uyum eğitim programımız, uyumluluk yönetim sistemimizin güçlü bel kemiğini oluşturur.

İç kontroller

Etkili iç kontroller, şeffaflığı güvence altına alır, hesap verebilirliği sağlar ve iş hedeflerine ulaşmamıza yardımcı olur. İç kontrol sistemimizi sürekli geliştirmek amacıyla şunları yürütüyoruz:

• Yıllık J-SOX uyumluluk süreci (Finansal Raporlama Üzerinde İç Kontroller),
• Konica Minolta Inc. ile yakın iş birliği içinde gerçekleştirilen yıllık İç Kontrol Öz Değerlendirmesi.

Riskler ve fırsatlar

Konica Minolta Inc. ile uyumlu olarak, Avrupa genel merkezimizde kilit riskleri yönetmeye yarayan, aynı zamanda iştiraklerimize riskleri tanımlama, belgeleme ve ele alma konusunda yeterli bağımsızlık tanıyan bir risk yönetim sistemi sürdürüyoruz.

Riskler yılda iki kez değerlendirilir, ilgili karşı önlemler üç ayda bir gözden geçirilir ve gerekirse uyarlanır.

Risk ve fırsatın aynı madalyonun iki yüzü olduğunu kabul ederek, risk yönetimini sadece önleyici bir bağlamda değil, aynı zamanda fırsatları proaktif şekilde belirlemeyi sağlayan etkili bir araç olarak görüyoruz. Risk yönetimi süreçlerimiz, bilinçli ve risk odaklı kararlar almamıza imkân tanır.